Электронное хранилище документов. Электронный архив документов. Что это такое?: Документные сканеры. Государственное хранение документов

ГОУ ВПО «Мордовский государственный университет имени Н.П.Огарева»

Экономический факультет

Специальность «Государственное и муниципальное управление»

Контрольная работа

По курсу: «Основы управления документооборотом»

На тему: «Хранение документов: текущее и архивное»

Выполнила: студентка 207 группы, з/о

Филягина Надежда Сергеевна

Проверил: преподаватель

Белова Юлия Алексеевна

Саранск 2009

1. Текущее хранение документов

Понятие номенклатуры дел

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получается большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как «Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

Номенклатура дел – «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения.

Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит плавления документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указания хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов.

Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет. Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конфетные «ли индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.

Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, вид документов указывается во множественном числе.

В заголовке переписки уточняется с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название и т.д.

В практике работы организаций часто бывает удобным сгруппировать в одном деле документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область, район), т.к. переписка с каждым из них сравнительно небольшая и нецелесообразно группировать переписку с каждым в отдельное дело. Т.е. группировка дела ведется по географическому признаку.

Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка.

Формирование дел

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа «На исполнении», «Срочно», «Для коллегии», «На отправку», «На согласование», «На подпись» и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

После окончания работы с документом он передаётся для помещения в дело. Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведётся централизованно, обычно в секретариате. Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и подшиваются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечивает их сохранность.

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается множество, и чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. подшивают в отдельные папки.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. В депо могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появлении документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Изъятие документов организации, может производиться только органами государственной налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие и оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу этой организации.На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.

Хранение дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или (ватерных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света).

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

Одной из последних новинок в сфере информационных технологий стало создание систем электронного документооборота, которые подарили миру возможность использовать инструменты цифровой коммерции. Для хранения бесчисленного количества организационных документов были созданы специальные хранилища – архивы. Электронный архив документов, как и обычные его «сородичи», призван накапливать и должным образом сохранять четко определенную информацию.

Сущность и предназначение электронных архивов

Каждая система состоит из мелких частей. В электронном документообороте структурной единицей выступает электронный документ, который представляет собой «порцию» информации, закодированную специальными знаками. Этот специфический документ может «жить» только в цифровой среде. Ею стала система электронного документооборота (СЭД). Подобная информационная структура распространена:

• на глобальном (международном) уровне;
• на локальном уровне (внутри организации).

Все системы информационного обмена данными разделены на виды:

• Электронные архивы (базы данных). Эти системы нацелены на эффективный сбор, хранение и поиск необходимых документов.
• Системы-маршрутизаторы. Разработаны таким образом, что пользователь работает по заранее заданному маршруту. Упрощается сам процесс функционирования подразделений предприятия.
• «Гибриды». Это удачное соединение двух предыдущих форм. Такой тандем позволяет грамотно руководить организацией по частям и в целом.
• Информационные образования, ориентированные на совместную работу. Эта форма ЭДО одна из наиболее гибких.
• СЭД, наделенные множеством дополнительных функций.

Каждая из вышеуказанных форм тем или иным образом включает в себя электронные документы и архивы.

Ключевые требования к структуре электронного архива

С годами любая организация сталкивается с проблемой хранения достаточно большого объема информации. Возникает необходимость подключения к системам цифрового документооборота. Особенно важно присоединение крупных организаций, через которые в день проходят десятки тысяч бит разнообразных данных. Создание электронных архивов в таком случае просто неизбежно.

Идеальный вариант – хранилище, в котором будет находиться вся документация, причастная к деятельности предприятия. Оно должно содержать в себе не только структурированные оцифрованные документы прошлых лет, но и те, которые были созданы сотрудниками компании непосредственно в самой СЭДО. Цифровое хранилище в качестве элемента инфраструктуры юридического лица обязано предоставлять различные возможности работы для своих пользователей.

Основные функции электронного архива

Любая информационная система имеет свой уникальный функционал, однако все архивы, помимо дополнительных возможностей, обладают стандартными функциями:

• редактирование документов электронного архива;
• создание карточек ЭД;
• формирование четкой структуры;
• распределение информации по папкам;
• поиск данных по всем источникам;
• создание классификаторов;
• распределение найденных сведений по классификациям;
• управление правами свободного доступа персонала к определенным документам;
• удаление карточек ЭД.

Общедоступный электронный банк документов«Подвиг народов в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.» – один из наиболее ярких примеров цифровой базы данных, в которой в полной мере отражается каждая из функций электронного архива.

Как осуществляется поиск документов в системе

Любой электронный архив должен иметь в себе компоненты моментального поиска документа по малейшему его фрагменту. Особенно важно, чтобы такой поисковой системой обладала как малая организация, так и крупная компания.

Вся информация о найденных документах сводится в определенную последовательность карточек, создается своеобразный журнал, из которого можно извлечь и просмотреть необходимую карту. Сама же карточка содержит в себе информацию о том, в каких именно папках и архивах расположен необходимый документ.

Отбор документов производится по их атрибутам либо по отдельным фрагментам. Стоит отметить, что критерии поиска можно менять в зависимости от необходимости с помощью специалистов технической поддержки. В некоторых случаях можно даже добавить дополнительные компоненты поисковой системы, которые будут заточены под определенные задачи.

Возможные проблемы

Архивное хранение электронных документов имеет свои проблемы и пути решения. Это на данный момент один из самых злободневных вопросов, касающихся управления электронными архивами и их хранилищами.

Основные вопросы, которым нужно уделить максимум внимания:

• полная защита электронных документов, находящихся в папках или файлах на физических носителях;
• создание условий для воспроизведения информации на электронных носителях по истечении длительного периода времени с момента создания электронного документа;
• обеспечение возможности считывания ЭД в долгосрочной перспективе.

Пути решения первой проблемы уже были найдены. Для физической сохранности электронной информации ее необходимо размещать на нескольких носителях. Самыми надежными считаются жесткие диски и сервера.

Ответы на остальные два вопроса пока остаются в подвешенном состоянии. Этот факт связан с тем, что на данный момент еще не создан уникальный прибор для считывания информации со всех существующих видов носителей. Учитывая стремительное развитие компьютерных информационных технологий, можно сказать, что на создание подобного устройства уйдет продолжительный период времени и множество средств. Пока универсальное устройство не будет создано, организациям придется позаботиться о периодическом перенесении информации с устаревших носителей на более современные.

Одной из главных задач современного промышленного предприятия является повышение эффективности производственных процессов и снижение издержек производства. Важным фактором оптимизации производственных процессов является своевременное обеспечение сотрудников технических и производственных подразделений необходимыми техническими документами и данными.

Решение

Для решения задачи оперативного документационного обеспечения процессов производства корпорация ЭЛАР предлагает комплексное решение «Единое хранилище документов и данных промышленных предприятий», состоящее из четырех компонентов:

• Единое хранилище для документов и данных
• Модуль автоматизации процессов разработки, согласования и внесения изменений в техническую документацию
• Интеграционная платформа, объединяющая пространства различных информационных систем предприятия в единую информационную среду
• Услуги по наполнению хранилища техническими документами и данными

Структура решения

Для реализации решения используется единый программный комплекс, который обеспечивает хранение, оперативный доступ и защиту информационного массива документов и данных предприятия.

Все компоненты решения соответствуют требованиям международных и государственных нормативных стандартов в части работы с технической документацией.

Этапы внедрения

Система управления единого электронного хранилища документов и данных.

Внедрение ядра системы единого хранилища документов и данных – программной платформы, обеспечивающей надежное централизованное хранение электронных документов , поиск и оперативный доступ к документам и данным. В системе создаются разделы хранилища и разрабатываются индексные карты для различных типов документации – конструкторской, технологической, нормативно-технической и справочной. Реализуется древовидная структура хранения конструкторских и технологических документов в соответствии со структурой изделий. Обеспечивается поддержка версионности хранения технических документов, и осуществляется привязка извещений об изменениях к соответствующим версиям документа. В систему поиска подключаются классификаторы деталей и сборочных единиц. Конфигурируется кодификатор присвоения децимальных номеров документов в соответствии с ЕСКД.

Наполнение хранилища техническими документами и данными

Осуществляется систематизация и индексирование массива электронных технических документов, заполняются индексные карты, после чего документы загружаются в систему хранилища. Для наполнения ресурса хранилища «бумажными» документами проводится экспертиза фондов, осуществляется сканирование, верификация, затем проводится индексирование и загрузка в систему хранилища отсканированных образов (электронных копий) документов. При необходимости обработки текущих поступлений на предприятии организуются специализированные центры обработки документации.

Внедрение модуля автоматизации процессов технического документооборота

Проводится обследование и оптимизация текущих процессов технического документооборота предприятия, по результатам обследования разрабатываются маршруты движения документов, функционал автоматизированных рабочих мест, назначаются ответственные роли, и выделяются группы пользователей. После чего, разрабатываются регламенты организации процессов разработки, согласования и внесения изменений в техническую документацию в информационной системе. Создаются и согласовываются формы извещений об изменениях по ГОСТ 2.503-90, и, если необходимо, реализуются методы согласования документов с помощью средств электронной подписи.

Внедрение модуля интеграционной платформы хранилища

Посредством модуля интеграционной платформы осуществляется интеграция управляющего программного комплекса хранилища с существующими информационными средами. Реализуются функции поиска и работы с документами в привычных для пользователей интерфейсах. Внедряются модули интеграции с CAD-системами, обеспечивающие работу с системой единого хранилища непосредственно из интерфейса CAD-системы. Кроме того, для тех рабочих станций, на которых не установлены лицензии CAD реализуется возможность просмотра документов через встроенный в систему просмотрщик.

Преимущества решения

• Повышение эффективности производственных процессов за счет организации поиска и предоставления оперативного доступа к массиву технической документации предприятия
• Увеличение производительности работы технических и производственных подразделений за счет централизованной среды управления техническими документами и данными об изделиях
• Сокращение времени и трудозатрат на разработку, согласование и внесение изменений в техническую документацию посредством автоматизации процессов технического документооборота
• Гарантия безопасного хранения электронных документов и данных
• Создание единой информационной среды предприятия с помощью интеграционной платформы

Внедрение решения «Единое хранилище документов и данных промышленных предприятий» позволит оптимизировать производственные процессы и упростить сертификацию предприятия на соответствие международным стандартам менеджмента качества ISO серии 9000.

Для получения более подробной информации Вы можете позвонить по бесплатному номеру телефона

Наши специалисты обязательно свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вопросы!

Документы в хранилищах располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск.

Порядок расположения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым директором архива. План (схема) предусматривает распределение фондов по хранилищам, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу хранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы - в хранилищах.

Обособленному хранению подлежат документы:

секретные;

уникальные;

имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;

на нитрооснове;

пораженные биологическими вредителями;

принятые на временное, в том числе депозитарное, хранение, не учтенные в качестве документов Архивного фонда Российской Федерации.

Место расположения и площадь, выделяемая для размещения документов обособленного хранения, определяются архивом, исходя из реальных возможностей и перспективных объемов комплектования архива.

Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкций по работе с секретными документами.

Временное совместное хранение секретных и рассекреченных дел в хранилище секретных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел.

Уникальные документы и документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, изымаются из состава фондов и подлежат сейфовому хранению.

На место изъятого документа вкладывается карта-заместитель установленного образца и при необходимости копия документа.

Различные виды аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.

В одном хранилище могут размещаться документы разного вида, но имеющие носитель одной физической природы и требующие одинаковых режимов хранения (например, документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем, или документы на кинопленке и микроформы, и др.).

Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий.

Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии), как правило, хранятся вместе с подлинными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров фондов и дел.

Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в хранилище с нормативными для них режимами хранения.

В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дел в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.

Основные и вспомогательные учетные документы по архиву в целом размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива.

Основные и вспомогательные учетные документы хранилища размещаются в хранилище.

Ответственными за сохранность и использование учетных документов являются работники, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении и по архиву в целом.

Первые экземпляры описей размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей размещаются в изолированной зоне хранилища на стеллаже или в шкафу.

Третьи экземпляры описей размещаются в читальном зале.

Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, хранилища, комнаты) а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.

Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения (комнаты, корпуса и т.д.). Один экземпляр топографических указателей хранится у работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива, второй - в хранилище.

Ведение топографических указателей может осуществляться в традиционном или автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов.

Каждое первичное средство хранения документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указывается название и номер фонда, а также номер описи, первый и последний номера единиц хранения, номера отсутствующих единиц хранения.