Совокупность документов относящихся к определенному вопросу. Документация – совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, событию, явлению, лицу, организации. Формирование фондовых представлений
Один отдельный документ – это единичный акт документирования. Однако деятельность любой организации отражается совокупностью документов, которые принято называть системами документации.
ГОСТ Р 51511-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет системы документации как «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности и единых требований к их оформлению». То есть системы документации представляют собой комплекс взаимосвязанных документов, в который последовательно отражается:
Ú деятельность определенной отрасли управления (промышленность, транспорт, культура, образование и т. д.). Отраслевые системы фиксируют производственную деятельность, и таких систем столько, сколько существует отраслей;
Ú отдельная функция управления , т. е. функциональные системы документации,имеющие межотраслевое значение иприсущие всем органам управления (организационно-правовые, распорядительные, плановые, отчетно-статистические и т. д.);
Ú уровень управления, определяемый местом конкретной организации в системе органов власти и управления (федеральный, региональный и местный уровень).
Системы документации характеризуются всеми признаками, которые присущи другим системам:
а) деление системы на подсистемы;
б) взаимосвязь внутри и между системами;
в) наличие внутренней организации;
г) автономность элементов системы;
д) способность к развитию.
Системы документации конкретной отрасли или функции управления делятся, в свою очередь, на подсистемы или в каждой системе мы можем выделить подсистемы, реализующие определенные задачи управления (например, система ОРД подразделяется на организационно-правовые документы; распорядительные документы; информационно-справочные документы.
Внутри системы и между ее элементами существуют многочисленные и разнообразные взаимосвязи. Документы в системе функционируют не изолированно. Каждый из них занимает определенное место, предназначен для определенных целей и отражает в своем содержании внешние и внутренние связи, иерархию системы управления, что проявляется в обязательности актов вышестоящих органов управления для нижестоящих. Характерной особенностью систем документации является их взаимосвязь и взаимообусловленность, а нередко и взаимопроникновение. Так, ОРД связана с отраслевыми и функциональными системами документации. В них отражаются такие функции управления, как руководство, контроль, планирование, отчетность.
Тесно связаны между собой плановые и отчетно-статистические документы. Например, различные виды планов входят в состав плановой документации, а отчеты о их выполнении относятся к отчетно-статистической документации. Связь проявляется на всех стадиях периода действия планов – как в ходе переписки по их выполнению, так и на заключительной стадии при подведении итогов в виде отчетов. Таким образом, системы документации взаимосвязаны, взаимообусловлены, как и процессы управления, которые они обслуживают.
Автономность системы проявляется в определенной самостоятельности функционирования и развития каждой части системы. Это означает, что подсистемы могут функционировать и выполнять свои задачи по отношению к другим системам в значительной степени самостоятельно. Например, в системе бухгалтерского учета существует множество автономных подсистем.
Вместес темкаждая система непрерывно развивается, поскольку усложняются функции управления, которые она отражает, изменяются технологии управления, техническая оснащенность. Таким образом, системы документации отвечают основным признакам системы.
Классификация как понятие означает распределение объектов, явлений, понятий по классам, отделам, разрядам в зависимости от их общих признаков. Классификацию можно назвать особым познавательным методом, поскольку она применяется во всех отраслях науки и в практической деятельности. Она способствует упорядочению предметов, явлений, облегчает процесс изучения, ориентировку и поиск необходимых сведений.
Основой для классификации документов и систем документации является общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Однако проблема классификации систем документации достаточно дискуссионна, поскольку существуют разные критерии, на основании которых они выделяются.
Наиболее распространенными критериями для классификации систем документации являются следующие:
· отрасль деятельности или управления (отраслевые системы документации);
· функции управления (функциональные системы документации);
· деятельность отдельных специфических ведомств (ведомственные системы документации: ФСБ, налоговая, пограничная, таможенная служба и т. д.);
· деятельность конкретного учреждения (внутриучрежденческая система документации).
Системы документации могут различаться не только по объекту или по предмету документирования, но и по процедурам управления :
· протокольная документация отражает работу коллегиальных органов в различных сферах деятельности (судебной, научной, управленческой, военной). Протоколирование как форма документирования означает объективную запись хода коллективного обсуждения вопроса;
· в качестве самостоятельной системы выступает система актирования . Акт как вид документа составляется в различных отраслях управления и деятельности (судебной, управленческой, материально-технического снабжения, капитального строительства) и объективно фиксирует несколькими лицами установление факта или состояния;
· широко распространена паспортная система документации ,характеризующая человека или предметы (гражданские паспорта, паспорта на машины, изделия, объекты, архивные фонды).
Таким образом, существует множество систем документации, которые взаимосвязаны и взаимообусловлены, но в разных системах присутствует одна и та же система документации, которую принято называть ОРД.
Разделение документации на системы достаточно условно и несовершенно, т. к. закрепить документы за определенной системой не всегда удается. Попытку осуществить классификацию систем документации в организации предпринял А.В. Пшенко, один из авторов учебника «Управление документами» (М.: ИНФРА-М, 2009). Все системы документации он разделяет на: а) общероссийские (функциональные и отраслевые), обязательные для применения; б) унифицированные системы управленческой и отраслевой документации.
Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него.
Формирование дел
Формирование дел должно обеспечивать выполнение следующих требований:
– оперативность обработки и поиска документов;
– надежность документационного обслуживания;
– сохранность документов.
В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.
Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию - индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета - 02, бухгалтерия - 04 и т.д.
Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле – регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хране-ния изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».
В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).
В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30–40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».
Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.
Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.
Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.
Формирование дел – неотъемлемая составляющая работы по текущему хранению документов предприятия, непосредственное исполнение которых завершено.
Формирование дел представляет собой процедуру группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и соблюдением определенных правил.
В зависимости от особенностей организации делопроизводства формирование дел может производиться либо децентрализовано – непосредственно в структурных подразделениях, либо централизованно – то есть в службе ДОУ предприятия.
Для формирования дела исполненные документы должны в 15 – дневный срок сдаваться их исполнителями в службу ДОУ.
Общие правила формирования дел:
в дела помещаются только исполненные документы, оформленные надлежащим образом;
распределение документов между делами производится в точном соответствии с номенклатурой дел;
группировка документов в составе дела производится в пределах календарного года, за исключением:
Переходящих дел;
Судебных дел;
Личных дел;
Историй болезни.
4) группировка документов одного вида с постоянными и временными сроками хранения производится в разные дела.
5) в дело помещается только один экземпляр документа. Исходящие документы и документы подлежащие возврату помещаются в дела в копиях.
6) факсограммы, телеграммы помещаются в дела на общих основаниях;
7) не допускается помещать в дела:
Оригиналы документов, подлежащих возврату;
Лишние, черновые экземпляры документов;
Некоторые виды документов в составе личных дел вкладываются в дела, но не подшиваются (поскольку подлежат периодической замене на более новые и актуальные);
8) объем дела не должен превышать 250 листов, а его толщина, включая обложку 4 см. в необходимых случаях допускается разделение дела на несколько томов. В этом случае индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением пометок «т.1», «ч.2» и т.д.
Отметим, что систематизация документов внутри дела может производиться либо в хронологической, либо в вопросно-логической последовательности.
Рекомендации по систематизации в составе дел наиболее распространенных видов документов содержатся в Типовой инструкции по делопроизводству. Так, организационно-распорядительные документы рекомендуется систематизировать в составе дела по видам и хронологии, располагая их вместе с приложениями: сначала – документ, а после него – соответствующее приложение.
Учредительные документы (уставы, положения), должностные инструкции и инструкции по видам деятельности, утвержденные организационно-распорядительными документами (приказами) и являющиеся приложениями к последним, следует располагать в составе дела вместе с соответствующими документами (непосредственно после них).
Приказы и распоряжения должны помещаться в отдельные дела. В свою очередь, приказы по основной деятельности должны располагаться в составе дел отдельно от приказов по кадрам. Приказы по кадрам целесообразно помещать в самостоятельные дела с учетом их функционального назначения: отдельно – приказы о приеме на работу, отдельно – приказы об увольнении.
Документы протокольных мероприятий – переговоров, заседаний, совещаний должны помещаться в дела в хронологическом порядке.
Поручения вышестоящих органов управления (власти), а также документы, отражающие ход и результаты их исполнения, следует помещать в дела сообразно тем направлениям деятельности предприятия, к которым относятся соответствующие поручения.
Утвержденные документы по планированию деятельности, в том числе программы, планы графики, следует помещать в дела отдельно от их проектов. Этой рекомендации следует придерживаться и в отношении документов по учету и отчетности о результатах деятельности – отчетов, сводок.
Систематизируются точно также в составе дел сметы, лимиты, списки, расчеты-обоснования. Лицевые счета работников целесообразно группировать в алфавитном порядке. Документы в составе личных дел работников располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. При этом отдельные виды документов в дела не подшиваются, а помещаются во вкладыш на внутренней стороне обложки – например справки, фотографии и др.
Систематизация в составе дел письменных обращений, поступивших в адрес предприятия от имени юридических и физических лиц, производится исходя из содержания обращения. В частности, просьбы, предложения, заявления и жалобы по вопросам деятельности предприятия все документы по их рассмотрению группируются отдельно от письменных обращений по личным вопросам.
Документы, образующие переписку предприятия, подлежат систематизации в пределах календарного года в хронологической последовательности, при этом документ – ответ (исходящий документ) помещается за документом-запросом (входящим документом).
Электронные документы и базы данных согласно Методическим указаниям ВНИИДАД РФ «Ведение делопроизводства в организации», формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел отдельно от документов на бумажных носителях. Электронные базы данных формируются в отдельные дела, при этом наименование дела соответствует наименованию базы данных.
