Справочно аналитические документы. Особенности документирования информационно-аналитической деятельности в органах регионального управления: информационные продукты. Вопросы для самостоятельной подготовки

Вопрос 30. Виды аналитических и информационных документов, направляемых Посольством в Центр.

Аналитические и информационные документы, отправляемые российским посольством и МИДом в Центр, являются основной составляющей проводимой ими информационно-аналитической работы.

1. «Обзор печати» («Обзор прессы», «Хроника событий»). Подготовку таких документов чаще всего поручают начинающим дипломатическим работникам. Их задача: грамотно обработать получаемую прессу, выбрать самые значимые сообщения, составить краткие аннотации по ним. В работе над «Обзором печати» сотрудник не даёт своей оценки описываемым событиям. Краткость формулировок и ёмкость текста считаются главным достоинством «Обзора печати».

2. «Информация» (2-3стр.). Это короткий, лаконичный документ, содержащий конкретную фактологическую информацию по какому-либо частному вопросу. Темой для неё может быть съезд влиятельной политической партии, изложение какого-либо важного закона и т.д. В «Информации» обычно не содержится элементов глубокого анализа и долгосрочного прогнозирования.

3. «Справка» (3-5стр.). В ней освещается широкоформатная тема, например, внешняя торговля страны пребывания за год, или полгода, вопросы состояния отношений страны пребывания с третьими странами, участие страны пребывания в работе международных организаций и т.д. Речь идет не об отдельном частном вопросе, а о проблеме широкого плана и её развитии на протяжении длительного отрезка времени. В большинстве случаев справки пишутся на такие темы, которые напрямую не затрагивают интересы России и не касаются двусторонних отношений. Они скорее служат для накопления страноведческого материала и банков данных для соответствующей аналитической работы в будущем.

4. «Информационное письмо» (имеет бо льшую важность, чем справка, хотя по размерам может не превышать её). Оно касается крупных внутриполитических или внешнеполитических проблем страны пребывания. Например, если в стране прошли парламентские выборы или выборы главы государства, то для освещения их хода и результатов вполне подойдёт форма информационного письма. В этом документе также уместны прогнозные оценки. Информационные письма попадают в поле зрения руководителей управлений и департаментов. К ним может быть проявлен интерес со стороны структур исполнительной власти и законодателей особенно, если со страной налажено стабильное сотрудничество по их линии.

5. «Политическое письмо». Автором чаще всего является глава дипломатического представительства, хотя он может поручить написать его текст одному из старших дипломатов или группе дипломатов. В политическом письме посольство может проинформировать МИД о какой-либо назревшей или внезапно возникшей крупной проблеме, которая непосредственно затрагивает интересы России, двусторонние отношения со страной пребывания. В политическом письме излагается не только суть происходящих событий, анализируются их причины, но и высказываются соображения относительно развития проблемы в будущем и формулируются рекомендации, какие шаги следует предпринять российским властям для защиты интересов граждан и государства.

6. «Годовой отчет министерства» (20-40стр.). Это главный информационный документ, в подготовке которого участвует весь дипломатический состав посольства. Такой отчет дает обстоятельную картину всего, что происходило в стране за год в политической, экономической, общественной жизни, содержит материал, характеризующий работу посольства за отчетный период. Грамотно составленный отчет является базой для внесения корректив во внешнеполитическую линию России в отношении данной страны.

7. Политический портрет и ситуация в стране. Составляются на видных государственных и общественных деятелей страны пребывания. Кроме биографической сведений на интересующее лицо в политической характеристике должны присутствовать мировоззренческие позиции, политические взгляды и ценностные ориентации фигуранта. Обращается внимание на роль, место и влияние конкретной личности в политической жизни страны, особенности его характера, сильные и уязвимые стороны его как политического или государственного деятеля.

8. Записи бесед . Излагается основное содержание разговора, выделяется квинтэссенция беседы, формулируются позиции собеседников, их аргументация, логика рассуждения. В конце записи указывается, по каким позициям достигнута договоренность, а по каким нет, какие обязательства взяли на себя стороны на будущее. Стиль записи беседы должен быть спокойный, деловой, без злоупотребления прилагательными и эпитетами.

9. Шифртелеграммы . При абсолютной гарантии секретности она обеспечивает доставку информации в кратчайшие сроки. К шифрпереписке допускаются только опытные дипломатические работники. Подписывает готовый текст глава дипломатического представительства. Текст составляется от руки в соответствующей рабочей тетради. В интересах безопасности и сохранения конфиденциальности такие телеграммы пишутся в специально отведенных для этого помещениях.

Дата указывается буквенно-цифровым способом.

Адрес получателя состоит из расположенных построчно:

Имени и фамилии получателя,

Наименование компании,

Номер дома, улицы,

Штатов (графства), почтового округа (указанного цифрами),

При направлении копий письма нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым отправлены копии.

Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв, предпоследний обозначает город или организацию внутри страны и т.д.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающийфакты, события, действия.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей), акт обследования (например, условий труда, состояния техники безопасности и т.п.); акт испытаний (образцов, систем...), акты ревизии, инвентаризации; коммерческий акт и т.д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения вопроса приступают к составлению акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название вида документа (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ с указанием его номера, даты), а также, кем составлен акт (председатель, члены комиссии).

В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.

В конце акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение, например: Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. направлен в налоговую инспекцию

2-й экз. - в дело .

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если это требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Образец оформления акта приведен в приложении 18.

Справки - документы, содержащие текстовую и (или) табличную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними . Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Основные реквизиты справки: название организации или структурного подразделения (для внутренней справки), название вида документа, дата и номер документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.

Заголовок к тексту справки строится по схеме «О чем?» и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

«Справка о комплектовании книжных фондов в первом полугодии 2000 г. »

«Справка о количестве посадочных мест, предоставленных Авиакомпанией «Римини» в 1999 г.»

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, допускается текст оформлять в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.

Образец такой справки дан в приложении 19.

Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, то часто применяются унифицированные трафаретные бланки. Иногда форма бланков этих справок прилагается к нормативным актам, например «Справка о доходах физического лица», которые выдает бухгалтерия для предъявления в налоговую инспекцию. Во всех других случаях такие справки можно оформить на бланках формата А5. В справках помимо названия организации и ее адресных данных указываются название вида документа (справка), дата выдачи, порядковый номер (если ведется учет выдачи справок по журналу), текст, подписи, печать.

Место предоставления справки можно указать в правом верхнем углу (в именительном падеже), например школа №21, или в конце текста справки, например «Дана для предъявления в райвоенкомат».

Текст такой справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д.

Такие справки подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером (если указывается заработная плата) и заверяются печатью.

Информационно-аналитические документы содержат информацию, которая является основанием для принятия определенных решений, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Документы данной системы имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-правовых и распорядительных документов. Цель их создания - передача информации от одного адресата к другому или фиксация (анализ) каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов, эти документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, однако могут быть основанием для принятия распорядительного документа.

Особенностью этих документов является то, что они движутся по схеме: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю учреждения, от подведомственного учреждения в учреждения высшего уровня. Поэтому в общем документооборота учреждения они составляют восходящий поток документов. Большинство информационно-аналитических документов является основным средством реализации внутренних коммуникативных связей учреждения.

До видового состава информационно-аналитических документов относятся акты, докладные записки, объяснительные записки, справки, представления, заключения, отзывы, сводки, протоколы, все виды служебных писем, телеграммы, телефонограммы и т.д.

АКТ - это документ, составленный группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты документируют деятельность как постоянно действующих, так и специально созданных комиссий. В некоторых случаях акт составляет одно должностное лицо - при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверки наличия товаров, в случае порчи груза, нарушение правил транспортировки и т.п. В других случаях в акте отражают лишь факты, выявленные во время работы комиссии. Самым распространенным в делопроизводстве является акт приема-передачи дел (документов) (см. приложение 31).

Работу комиссии организуют таким образом. Сначала изучается суть вопроса, подлежащего отражению в акте, а потом - законодательные и нормативно-правовые акты, которыми оно регулируется. Только после этого комиссия начинает непосредственную работу. Главная задача комиссии установить фактическое состояние дел, следует объективно осветить в документе. Результатом работы комиссии является акт, в котором отражаются только факты, точно установлены лицами, подписывающими документ. При этом целесообразно предварительно вести черновые записи, чтобы зафиксировать количественные данные, а затем составить текст документа.

Реквизиты заглавной части акта

Независимо от вида акта этот документ оформляют по определенной схеме. Как правило, его составляют на общем бланке учреждения с воспроизведением таких обязательных реквизитов бланк:

o название учреждения;

o название структурного подразделения;

o название вида документа (АКТ);

o регистрационный индекс (номер);

o место составления.

Кроме того, при составлении акта обычно используют следующие реквизиты:

o заголовок к тексту;

o основание для издания акта;

o отметки о наличии приложений;

o подписи;

o гриф утверждения;

o указания количества экземпляров и их местонахождение. Жение? акта является дата события. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, например: 25.12.2008 или 25 декабря 2008г.

Регистрационный индекс акта состоит из порядкового номера документа, который (при необходимости) может дополняться номером по номенклатуре дел, например: № 15 или № 15/04-07.

Место составления должно соответствовать месту заактованої события.

Реквизиты содержательной части акта

Заголовок должен воспроизводить сжатое содержание текста или вопрос, с которого проводились проверка или обследование. Заголовок обычно составляют так, чтобы он грамматически сочетался с названием документа с помощью предлога "о" и отглагольного существительного и отвечал на вопрос "что?". Например:

Акт приемки-передачи дел

Акт о повреждении бланков трудовых книжек

Акт об аттестации рабочих мест Акт об уничтожении печатей и штампов

Иногда заголовок соотносится с названием вида документа в родительном падеже, например:

Акт ревизионной комиссии

Акт комиссии по проверке работы общежития Акт санитарно-эпидемиологической комиссии

Текст акта имеет сложную структуру и делится на несколько частей: вводную, констатирующую и итоговую.

вводной части следует сделать ссылку на документ, ставший основанием для проведения проверки (работы комиссии). Это могут быть приказ, договор, поручение органу высшего уровня и т.д. Оформляется вводная часть так: через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца печатают слово "Основание" и ставят двоеточие, а далее в именительном падеже указывают название документа, его дату, номер, заголовок. Например:

Основание: приказ генерального директора ЗАО "Восток" от 20.01.2008 №14 "О проведении проверки наличия и состояния личных дел в отделе кадров".

С новой строки без отступа перечисляют состав комиссии, например: Составлен комиссией:

Председатель - должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии: 1. должность, фамилия, инициалы

2. должность фамилия, инициалы

3. должность фамилия, инициалы

Если к работе комиссии привлекали других должностных лиц, то это оформляется так:

Присутствуют: должность фамилия, инициалы должность фамилия, инициалы

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. К названиям должностей входят и названия учреждений.

констатирующей части акта подают сведения о периоде работы комиссии, ее цели, задачи, сущность установленных фактов, методы проведения проверки, ее результаты. Текст констатирующей части начинается с абзаца, при необходимости он может делиться на пункты или оформляться в виде таблицы, что дает возможность при незначительном объеме обеспечить высокую степень информативности.

итоговой части акта излагаются выводы или даются рекомендации. Итоговая часть оформляется с абзаца и также может делиться на пункты.

Итоговая часть текста акта не является обязательным. Акт может заканчиваться констатацией фактов.

В конце текста с новой строки без абзаца приводят данные о количестве экземпляров акта и их местонахождение адресатов, которым направлен акт, например:

Составлен в двух экземплярах:

1-й экз., направлено в службу экологического контроля; 2-й экз, подшиты к делу № 06-04.

Количество экземпляров акта определяется практической потребностью (если в нормативных документах не предусмотрено другого). Эта часть акта также не является обязательным.

В случае наличия приложений на них делают ссылки.

Текст акта завершают подписи. Акт подписывают председатель и все члены комиссии в той же последовательности, в которой представлены фамилии в вводной части, но без указания должностей, например:

Председатель подпись В. А. Боярчук

Члены комиссии: подпись Же. И. Антоненко

подпись С. П. Василенко

Если кто-либо из членов комиссии не согласен с содержанием акта, его особое мнение оформляется в виде приложения. При этом подпись следует дополнить оговоркой, что содержит ссылку на приложение.

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждает руководитель учреждения высшего уровня, акт об изъятии для уничтожения дел (документов), не подлежащих хранению, - руководитель учреждения.

В отдельных актах (из материальных и финансовых вопросов) гриф утверждения заверяется печатью учреждения.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых есть замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку, например.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определённые решения, иначе говоря, – инициируют управленческие решения , позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления : от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например, переписка, используется для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих документов. В достаточной степени условно всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Особое место в системе справочно-информационной документации занимает переписка – обобщённое название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями .

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи информации , которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования :

· письма оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

· письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

· независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

Организационно-распорядительные документы

Организации, учреждения, предприятия наделены правом издания распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрация предприятий (объединений), учреждений, организаций –приказы, инструкции, указания ; кооперативные организации – решения ; общественные организации –постановления , распоряжения .

Язык, стиль, структура распорядительных документов имеют особенности, обусловленные их особой ролью в системе управленческой документации: жесткую регламентированность, стандартизацию языковых моделей, четкую структуру.

Текст распорядительного документа, как правило, состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются мотивы, причины, цели данного распоряжения. Она начинается словами: В соответствии…, В целях…, Во исполнение … и др. В этой части могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящей организации, во исполнение которого издается данный распорядительный документ.

Констатирующая часть не обязательна, она может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, в которой содержится перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения. Данная часть излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет, в коллегиальном постановлении, решает, решил – в решении,приказываю – в приказе, предлагаю – в распоряжении.

Далее следует постановляющая часть, к которой предъявляются наиболее жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, не допускающими различных толкований. Используются языковые формулы: создать комиссию в составе…, назначить…на должность…, освободить от занимаемой должности…,контроль за исполнением… возложить на…, представить к награждению…и др.

Предписываемые к распорядительным документам действия выражаются также глаголами в неопределенной форме: зачислить, подготовить, организовать, обеспечить . Здесь следует избегать употребления глаголов с неконкретным, абстрактным значением (усилить, увеличить, повысить, улучшить, активизировать ), поскольку неконкретные, «расплывчатые» формулировки затрудняют проверку их выполнения.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, который начинается предлогом о/об и формируется с помощью отглагольных существительных (О реорганизации…, О выполнении…, О создании…, Об утверждении… ) или существительных, указывающих на предмет разъяснения (Об итогах…, О мерах… ).

Виды распорядительных документов

Постановление . Это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Распоряжение. Это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции в целях разрешения оперативных вопросов.

Указание . Распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями, руководителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Приказ . Это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия.

Информационно-справочные

и справочно-аналитические документы

Большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной и других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

К информационно-справочным и справочно-аналитическим документам относятся справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры, письма и т.д. По отношению к организационно-распорядительным документам они носят вспомогательный характер и не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть принята к сведению.

Справка . Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и с информацией, удостоверяющей тот или иной юридический факт, необходимой частному лицу для представления в организацию или учреждение.

^ Докладная записка . Это документ, адресованный руководству и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки по указанию руководства чаще всего носят отчетный характер.

^ Объяснительная записка . Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивированным. Схема текста объяснительной записки в принципе не отличается от реквизитов докладной записки и их расположения.

Заявление. Внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление), Частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или всего коллектива.

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены обычно одному вопросу. Цель личного заявления – реализация или защита своих интересов.

Ключевое слово этого жанра – Прошу . Используются языковые формулы: Ставлю Вас в известность…, Довожу до Вашего сведения…, Ввиду того, что…, В связи с тем, что…, Прошу Вашего разрешения…, Прошу дать ответ…, Прошу оказать содействие…, Прошу принять меры…, В случае неполучения ответа…

Акт . Документ, подтверждающий установленный факт, событие. Чаще всего акты выставляются комиссиями, в отдельных случаях – одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей); уничтожения дел; инвентаризации и т.д. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. Далее следует словоСоставлен и перечисляются фамилии (с инициалами) составителей акта.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Заключительная часть акта содержит выводы и рекомендации. Эта часть не является обязательной – текст может заканчиваться и констатацией фактов. В конце ставятся подписи, при этом должности перед фамилиями не указываются.

^ 5.3. Договор и доверенность

Некоторые виды документов используются для реализации юридических и информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами, т.е. обмен документами следует по горизонтали. К таким документам относятся договор и доверенность.

^ Договор и трудовой договор. Договор – это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

^ Трудовой договор – юридически оформленное письменное соглашение сторон (именуемых «работодатель» и «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т.д.).

Договоры оформляются на трафаретных бланках, где типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, а которые вписывается информация о конкретных участниках договора.

^ Доверенность: личная и официальная . Доверенность – это документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или частного лица). Личная доверенность выдается для получения заработной платы и других платежей, на управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, на получение свидетельства о праве на наследство.

В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид деятельности по договоренности. Обязательными реквизитами доверенности являются: 1) наименование жанра документа; 2) место написания; 3) дата написания; 4) основной текст; 5) удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.

Доверенность удостоверяется в одном экземпляре.

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по договоренности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.

^ 5.4. Деловые письма

Деловые письма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в том числе электронной, передача по факсу). Они применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.

Классификация деловых писем соответствует классификации производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. К первой группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.; ко второй – письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.

Одно и то же письмо может быть многоаспектным, т.е. содержать одновременно и гарантию, и напоминание, и просьбу.

По структурным признакам различают письма регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма требуют жесткого соблюдения стандарта в аспекте содержания, в использовании языковых средств, в составе реквизитов, в оформлении всех элементов письма. Нерегламентированные письма содержат элементы стандартизации, но требования к их содержанию и структуре менее жестки, чем к письмам первой группы.

^ Сопроводительное письмо . Это письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. Используются языковые формулы: Направляем, высылаем (заявку, проект, план и т.д.)…, Представляем на утверждение, на подпись…, Высылаем наложенным платежом….

В начале сопроводительного письма возможны ссылки на предшествующие контакты: В соответствии с Вашей просьбой, нашей договоренностью….

^ Гарантийное письмо . Этот документ обеспечивает исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проживания, проведения исследований и т.д.).

Гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Письмо-приглашение . Это письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятия (конференции, выставке, переговорах и т.п.). В письмах-приглашениях используются устойчивые языковые конструкции: Приглашаем, имеем честь пригласить Вас на…, принять участие в…, посетить…, Мы будем признательны, благодарны, если Вы сможете принять участие в….

Письмо-благодарность содержит благодарность за что-либо (за полученную информацию, приглашение, каталог и т.д.) В таких письмах целесообразно использовать следующие языковые формулы: Благодарим Вас…, Мы признательны Вам…, Выражаем благодарность за….

Письмо-сообщение содержит извещение, уведомление, информации. О предмете, представляющем взаимный интерес. Используются стандартные выражения: Сообщаем, информируем, уведомляем Вас…, Ставим Вас в известность…, Нам приятно сообщить…, В ответ на Ваш факс сообщаем…

Заключение

Итак, каждый документ выполняет свою функцию и должен отвечать государственным стандартам. Соблюдение этих правил придает деловой бумаге официальный статус, облегчает восприятие служебной информации, поступающей по каналам письменной связи, и упрощает процедуру обработки корреспонденции.

Основное требование письменного делового общения – ясное, четкое, логичное изложение информации. Этому подчинены и требования, предъявляемые к языковым средствам и стилю изложения в документе: однозначность используемых слов, соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих ясность и точность изложения.

Смысловая точность деловых бумаг во многом определяется точностью словоупотребления, т.е. использованием слов в том значении, в каком они должны употребляться в данном стиле и жанре.

Документ должен быть информационно насыщенным, реализовывать определенную коммуникативную задачу – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить согласие/несогласие. Для реализации этих задач количество информации должно быть необходимым и достаточным. Разнородность и избыточность включаемой в документ информации затрудняет восприятие, а значит снижает ее убедительность.

В разных сферах общения существуют свои нормы и правила этикета. В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов. Он требует соблюдения регламентированности официально-деловых отношений.

В деловой переписке между адресатом и адресантом регламентированность официально-деловых отношений выражается с помощью формул речевого этикета и общей фоновой тональности учтивости и корректности. В деловой письменной речи недопустимы ирония, сарказм, оскорбления.

Для адресата официальной корреспонденции с точки зрения этических норм обязательным является оперативный и четкий ответ. Задержка или отсутствие ответа могут быть расценены отправителем как нежелание сотрудничать.

Правильный выбор языковых средств в общении с партнерами определяет успех деловой коммуникации. От того, как отражается в деловой переписке та или иная коммуникативная ситуация, какие для этого выбраны языковые средства, зависит не только понимание партнерами друг друга, но и дальнейшее развитие их отношений.