Организация проверок наличия секретных носителей в подразделении. Назначение и порядок проведения проверки наличия документов, дел и носителей информации. "порядок работы с секретными документами". "учет секретных документов"

Уплата налогов - это самая актуальная для предпринимателей тема. Особенно она заботит начинающих бизнесменов, которые только пытаются разобраться с перечнем новых обязанностей, полученных ими в связи с обретением статуса ИП. Впрочем, не всё так сложно. Сегодня существует и на этом режиме находится подавляющее большинство ИП. Поэтому сейчас хотелось бы рассказать про минимальный налог при УСН и другие нюансы, относящиеся к данной теме.

Доходы минус расходы

Именно так называется вид «упрощёнки», обязующий ИП и компании платить минимальный налог. УСН «доходы — расходы» (в дальнейшем именуется аббревиатурой ДСМ) более сложна для понимания начинающими бизнесменами. Поэтому многие, не особо разбираясь в теме, делают выбор в пользу режима, именуемого как УСН 6 %. В данном случае всё предельно просто: предприниматель платит в качестве налога 6 % от прибыли своего предприятия.

Что касательно другого случая? Если человек выбрал ДМС, то его налог может варьироваться от 5 до 15 процентов. Вообще, в первую очередь предприниматель должен выяснить ставку, установленную для его вида деятельности в регионе её осуществления. А точное значение определяется посредством выполнения некоторых вычислений. И об этом стоит рассказать подробнее. Но для начала - пару слов об авансовых платежах. Это важный нюанс, который обходить стороной нельзя.

Авансовые платежи

С ними регулярно будет сталкиваться каждый человек, платящий минимальный налог при УСН по обозначенному режиму. Ежеквартально предприниматель должен делать так называемую «предоплату». То есть каждые три месяца он перечисляет авансовый платёж в бюджет. Сумма, обязательная к уплате, исчисляется нарастающим итогом с самого начала года. И перечислить её нужно до того, как истечёт 25 дней с момента окончания квартала.

По завершении года высчитывается и оплачивается остаток налога. Тогда же подаётся и налоговая декларация. Индивидуальные предприниматели должны сделать это до 30 апреля. Для ООО максимальный срок - 31 марта.

Расчёт

Он выполняется ежеквартально, а также по итогам года. При УСН «доходы минус расходы» минимальный налог рассчитывается просто. Сначала суммируется прибыль с начала года до конца определённого периода. Затем из полученного значения вычитаются все расходы за этот же временной отрезок. И после этого полученная сумма умножается на налоговую ставку.

Если человек исчисляет авансовый платёж за второй, третий или четвёртый квартал, то на следующем этапе ему нужно вычесть из данного значения предыдущие авансовые платежи.

Что касательно высчитывания налога по итогам года, тут тоже всё просто. Человек определяет минимальный налог при УСН и сравнивает его с размером того налога, который был рассчитан обычным способом.

Минимальный налог

При УСН он рассчитывается по ставке в 1 %. В каких случаях его выплачивают? Далеко не в самых благоприятных.

1-процентный налог начисляется, когда сумма расходов предпринимателя превысила полученные им доходы. То есть в случае убытка. Ясное дело, что в подобных ситуациях элементарно отсутствует база для начисления стандартного налога в 5-15 %. И при этом, оказавшись в убытке, человеку всё равно придётся выплатить один процент, положенный законом.

Есть и другой случай. 1 % выплачивается в том случае, если сумма единого налога, который был рассчитан с разницы расходов и доходов по 15-процентной ставке, не превышает показатель минимального налога за тот же период.

Авансы и минимальный налог

Стоит затронуть ещё один нюанс, относящийся к рассматриваемой теме. Нередко бывает, что предприниматель по завершении каждого квартала уплачивает авансовые платежи по единому налогу, а в конце года ему начисляется минимальный 1 %.

В этой ситуации можно разобраться, прибегнув к одному из двух методов.

Первый способ подразумевает уплату предпринимателем при УСН минимального налога и зачисление уже произведённых ранее авансов на будущий период. Причём для этого ничего дополнительно делать не нужно, так как зачёт происходит автоматически, поскольку КБК при минимальном налоге УСН не отличается. Он един как для налога, так и для авансовых платежей.

Теперь о втором способе. Он заключается в зачислении предпринимателем уплаченных авансов в счёт минимального налога. И в данном случае пресловутый КБК будет отличаться. Так что потребуется написать заявление о зачёте авансов, к которому прилагаются копии платёжных поручений и реквизиты. Перед этим нужно подать годовую декларацию, чтобы в базе инспекции отразилась информация об уплаченных человеком налогах.

Пример

Что ж, выше было предоставлено достаточно информации, способной помочь разобраться в теме касательно минимального налога при УСН (доходы минус расходы). Теперь можно перейти к примеру.

Допустим, некий предприниматель завершил отчётный период с доходом в 2 000 000 рублей. При этом его расходы составили 1 900 000 руб. составляет 15 %. Производится следующий расчет: 2 000 000 - 1 900 000 х 15 % = 15 000 руб. Это - сумма налога, соответствующая общему порядку. Но в данном случае убыток очевиден, поэтому по отношению к предпринимателю будет применён минимальный налог. Рассчитывается таким образом: 2 000 000 х 1 % = 20 000 руб.

Видно, что минимальный налог в 20 000 рублей на порядок больше суммы, положенной к уплате по общим правилам. Но в казну предприниматель должен перечислить именно этот объём средств.

Полезно знать

Было немало сказано о том, что подразумевает под собой минимальный налог при УСН. Доходы минус расходы - это удобный режим, просто в нём нужно разобраться. И сейчас хотелось бы отдельным вниманием отметить некоторые нюансы, которые нелишне будет знать предпринимателю.

Как уже говорилось, разницу при вычитании начисленной суммы от 1 % можно включить в расходы за следующий период. Стоит знать, что эту процедуру не обязательно осуществлять сразу. Разрешено воспользоваться данным правом в следующие 10 лет.

Ещё перенос можно делать как полным, так и частичным. Но если убытки предприниматель получил в нескольких периодах, то и начисление их будет сделано в такой же очерёдности.

Бывает, что ИП решает прекратить свою деятельность. Если убыток ему не был возвращён, то им воспользуется правопреемник. Обычно это осуществляется посредством включения данной суммы в состав производственных трат. Но стоит знать, что данная схема не может быть воплощена, если человек переходит на другой режим налогообложения.

Кстати, что касается оплаты. С первого января текущего, 2017 года используются новые КБК. Для фиксированного взноса в Пенсионный фонд действителен реквизит 18210202140061100160. Для дополнительного - 18210202140061200160. Нужно быть внимательным, поскольку КБК практически идентичны и отличаются лишь одной цифрой. Для ФФОМС, в свою очередь, действителен КБК 18210202103081011160.

Их можно оплатить через Интернет. Для этого необходимо зайти на официальный сайт налоговой инспекции. Навигация по нему проста и понятна, так что разобраться сможет любой рядовой пользователь. Главное - потом, после выполнения онлайн-оплаты, сохранить электронные квитанции. Конечно, они и так сохранятся в архиве, но лучше сразу откладывать их в отдельную папку.

Когда платить ничего не нужно

Бывают и такие случаи. Их также нужно отметить вниманием, рассказывая про минимальный налог в расходы при УСН.

Дело в том, что многие люди открывают ИП, но деятельность не ведут. В таком случае они по завершении налогового периода (сроки были упомянуты выше) сдают нулевую декларацию. Если у человека не было прибыли, то отсутствуют как авансовые платежи, так и штрафы. Единственная санкция, которая может быть наложена - 1 000 рублей за просрочку со сдачей отчётности.

Никаких расчётов в составлении декларации тоже делать не нужно. Во всех строках, в которых обычно указываются суммы выручки и расходов, ставятся прочерки. Выручка нулевая, а значит, и налог такой же.

Но! Фиксированные взносы платить должен каждый предприниматель. Даже если деятельность он не ведёт. На сегодняшний день сумма ежегодных взносов равна 27 990 руб. Из них в Пенсионный фонд уходит 23 400 рублей, а в ФФОМС - 4 590 руб.

Организации и предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения доходы минус расходы рассчитывают по итогам года минимальную сумму налога. Даже если по окончании года компанией получен убыток, это не освобождает ее от обязанности уплатить минимальный налог. В статье рассмотрим когда и как компании уплачивают минимальный налог при УСН доходы минус расходы.

Налоговая база при УСН доходы минус расходы

Под налоговой базой по единому налогу при УСН (доходы минус расходы) понимают разницу между доходами и расходами, которые признаются согласно порядка, прописанного в статьях 346.15-346.17 НК РФ. Если при расчете получен положительный результат, то его следует умножить на налоговую ставку. Налоговая ставка в этом случае равна 15%, но в разных регионах РФ она может различаться. По окончании каждого квартала плательщики УСН уплачивают авансовые платежи. Срок уплаты – не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Единый налог рассчитывают уже по итогам года. Минимальный налог при упрощенке (доходы минус расходы) исчисляется как 1% от полученных за год доходов компании. Его уплачивают в том случае, если единый налог по итогам года меньше, чем минимальный.

Важно! Минимальный налог по УСН уплачивается даже в том случае, если у компании по итогам года получен убыток. То есть расходы за год превысили доходы, а значит и база для расчета единого налога попросту отсутствует. База по налогу УСН отсутствует только в том случае, если в течение налогового периода вовсе не было доходов.

Минимальный налог при УСН доходы минус расходы

Обязанность по уплате минимального налога при УСН может возникнуть только при УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Для определения необходимости уплаты данного налога, данный платеж рассчитывается по итогам года. Минимальный налог рассчитывается следующим образом: 1% х доходы, учитываемые при УСН. Уплата минимального налога потребуется только в том случае, если его размер больше, чем размер единого налога, исчисленного в общем порядке. Таким образом организации потребуется рассчитать две суммы, после чего сравнить их и уплатить ту, которая больше. Если у организации по итогам отчетного года возникли убытки, то единый налог у них будет равен 0 рублей. Это означает, что у таких организаций возникает обязанность по уплате минимального налога. Если доходов у компании в течение отчетного года вообще не было (они равны нулю), то и минимальный налог будет равен нулю.

Важно! Уплата минимального налога при УСН (доходы) законодательством не предусмотрена.

Примеры расчета минимального налога при УСН

Пример 1

ООО «Континент» работает на УСН (доходы минус расходы), с налоговой ставкой 15%. Доходы, учитываемые для целей налогообложения по УСН за год составили – 10 млн. рублей. Расходы, на которые ООО «Континент» вправе уменьшить доходы составили – 9,5 млн. рублей.

По окончании года были рассчитаны: единый налог и минимальный налог.

Единый налог по УСН составил:

(10 000 000 – 9 500 000) х 15% = 75 000 рублей

Минимальный налог по УСН составит:

10 000 000 х 1% = 100 000 рублей

Т.к. единый налог по итогам года меньше, чем минимальный налог (75 000 меньше 100 000), то в бюджет ООО «Континент» должно уплатить минимальный налог.

Пример 2

ООО «Вега» работает на УСН (доходы минус расходы) и его доходы расходы нарастающим итогом в течение года составили:

Рассчитаем авансовые платежи (УСН доходы минус расходы, ставка 15%):

1 квартал: налоговая база составит 0 рублей (300 000,00 – 300 000,00).

Полугодие: (410 000,00 – 400 000,00) х 15% = 1500,00 рублей.

9 месяцев: налоговой базы нет, так как компания получила убыток (460 000,00 – 465 000,00).

По итогам года: налоговая база отсутствует (500 000,00 – 505 000,00), однако по полученному за год доходу следует уплатить минимальный доход.

Минимальный доход составит: 500 000,00 х 1% = 5000,00 рублей.

Полученная сумма минимального налога должна быть уменьшена на сумму уплаченных за год авансов:

5000,00 – 1500,00 = 3500,00 рублей.

Таким образом, в бюджет ООО «Вега» должна будет оплатить 3500,00 рублей.

Срок уплаты УСН

Единый налог по УСН по итогам отчетного года уплачивают в бюджет в срок, установленный для подачи декларации по этому налогу (346.21 НК РФ). Крайний срок для организаций – это 31 марта года, следующего за отчетным, а для предпринимателей – 30 апреля года, следующего за отчетным. Срок, в который организация обязана уплатить минимальных налог по УСН Налоговым кодексом не установлен. Однако, как считают представители налогового ведомства, данный срок соответствует сроку, установленному для уплаты единого налога. Поэтому минимальный налог следует уплатить в те же сроки, что единый налог по УСН.

Как минимальный налог указать в декларации по УСН

Доходы, которые учитываются при расчете УСН

Компании, применяющие упрощенную систему налогообложения при расчете налога учитывают следующие доходы:

• от реализации товаров (услуг, имущественных прав);
• внереализационные.

Если доходы компании в одну из указанных групп не попадают, то они налогом не облагаются. Также следует учитывать, что есть и такие доходы, которые освобождаются от налогообложения УСН. При поступлении денежных средств на счет или в кассу компании бухгалтерия определяет, к каким доходам они относятся: к облагаемым или необлагаемым налогом. При этом с точностью должна быть определена дата поступления доходов.

Какие доходы не учитываются при расчете налога УСН

К доходам, не учитываемым при расчете единого налога УСН относят:

• задолженности по налогам (сборам, пеням и штрафам), списанные или уменьшенные;
• списанную кредиторскую задолженность по авансам невыполненным.

Помимо этого, выделяют доходы, с которых при УСН не уплачивается налог. К этим доходам относятся:

• доходы в соответствии со ст. 251 НК РФ (заемные средства, залог или задаток, средства по целевому финансированию);
• дивиденды, проценты, полученные по гос- или муниципальным ценным бумагам, с платится налог на прибыль;
• плата за коммунальные услуги.

Заключение

Таким образом, компании на УСН (доходы минус расходы) при исчислении УСН за отчетный год должны рассчитывать два налога: единый (рассчитываемый по общим правилам) и минимальный (рассчитываемый как 1% от полученных доходов). Далее две полученные суммы сравнивают и большую из них уплачивают. От уплаты минимального налога освобождаются только те плательщики УСН, у которых в течение отчетного года не было доходов. Даже если компания по итогам года получает убыток, это не освобождает ее от уплаты минимального налога. Также следует помнить, что компании на УСН (доходы) минимальный налог не уплачивают.

Минимальный налог платится только при УСН «доходы минус расходы». Так как при УСН «доходы», расходная часть не учитывается при уплате налога. И предприниматель может получить убыток только фактически и даже и при таком исходе должен будет заплатить налог в
размере 6% от полученной выручки.

Минимальный доход платится по итогам года. Его ставка установлена в размере 1% от суммы доходов. Он уплачивается в том случае, если размер минимального налога получится выше того, который был исчислен в общем случае. Например, компания получила за год доходы в размере 30 млн р., расходы за тот же период - 29 млн р. Налоговая база в данном случае будет равна 1 млн р. Соответственно, сумма налога при ставке 15% - 150 тыс.р. Тогда как минимальный налог - 300 тыс.р. (30 000 000 * 0,01). Именно эту сумму, а не 150 тыс.р., полученные при стандартной схеме расчетов, и нужно будет перечислить в бюджет.

Аналогичная ситуация возникает и при полученных убытках за год. На общем основании сумма налога к уплате будет равна нулю, а налог нужно будет заплатить в размере 1% от оборотов. Если же убыток был получен по итогам квартала, полугодия или трех кварталов минимальный налог не платится. В этом случае просто не перечисляются авансовые платежи. Бывают ситуации, когда единый налог получился равным минимальному Тогда необходимо заплатить единый налог.

Стоит обратить внимание, что КБК по минимальному налогу отличается (182 1 05 01050 01 1000 110). В назначении платежа также необходимо указать, что это именно минимальный налог.

Порядок уменьшения минимального налога

Минимальный налог можно уменьшить на авансовые платежи. Если по окончании года станет понятно, что необходимо уплатить минимальный налог, то он уплачивается в размере разницы между уплаченными в течение года платежами и исчисленным налогом. Иногда в налоговой требуют предоставить заявление на зачет авансовых платежей в счет уплаты минимального налога.

Например, компания получала в квартал выручку 5 млн р., ее расходы составляли 4.8 млн р. Соответственно, она трижды уплачивала авансовые платежи в размере 30 тыс.р. (всего - 90 тыс.р.). По итогам года ее доходы составили 20 млн.р., расходы - 19.2 млн р. На общих основаниях был исчислен налог 120 тыс.р. (800 000 *0,15). Следовательно, ей необходимо заплатить минимальный налог в размере 200 тыс.р. Из этой суммы вычитаются авансовые платежи в размере 90 тыс.р., т.е. в бюджет перечисляется остаток 110 тыс.р.

Если получилось, что авансовые платежи превысили сумму исчисленного минимального налога, то его платить не нужно. А сумму превышения можно зачесть в будущем, либо обратиться в налоговую с заявлением о возврате.

Другие способы уменьшения минимального налога не предусмотрены. Так, его нельзя уменьшить на сумму уплаченных страховых взносов за работников. Так как эти платежи и так включаются в сумму понесенных расходов.

Минимальный налог при УСН рассчитывается только по итогам календарного года и только для объекта «доходы минус расходы». Посчитать его обязаны все доходно-расходные упрощенцы, а уплатить только некоторые из них. Кто именно и почему, расскажем в нашей статье. И конечно, в ней вы увидите пример расчета.

Что собой представляет минимальный налог при УСН «доходы минус расходы»

Минимальный налог определяется и уплачивается только при упрощенке с объектом «доходы минус расходы». Однако платится он лишь в тех случаях, когда его сумма оказывается больше, чем сумма налога, рассчитанного в общем порядке (по ставке 15% или иной, установленной в регионе). Рассчитывать минимальный налог при УСН следует по итогам года.

В некоторых случаях при незапланированном переходе в течение года на общий режим налогообложения с УСН минимальный налог может быть перечислен в бюджет по требованию налоговой инспекции. При указанном подходе ФНС России приравнивает последний отчетный период к налоговому периоду. Однако такие обстоятельства случаются весьма редко.

Уплата минимального налога производится в те же сроки и в том же порядке, что и налога, начисляемого по основной ставке.

Принципы расчета и уплаты минимального налога

Расчет минимального налога при УСН прост. Его делают по следующей формуле:

Мн = Нб × 1%,

где Нб — налоговая база, определенная с нарастанием с начала до конца налогового периода.

Отметим, что налоговая база для минимального налога при УСН — это доходы, рассчитываемые согласно ст. 346.15 НК РФ.

Может случиться так, что налогоплательщик будет совмещать УСН «доходы минус расходы», например, с патентной системой налогообложения. При таких обстоятельствах размер минимального налога при УСН будет зависеть только от тех доходов, которые получены в ходе упрощенки. Подтверждение этому содержится в письме Минфина России от 13.02.2013 № 03-11-09/3758.

О документе, в котором формируются данные для расчета УСН-налога, читайте в этом материале .

Пример расчета при УСН 15% минимального налога

Пример

ООО «Омега» использует в своей деятельности УСН с объектом «доходы минус расходы». Результаты работы за год таковы: доходы составили 250 000 руб. (в том числе за 1 квартал 30 000 руб., за 2 квартал 70 000 руб., за 3 квартал 80 000 руб., за 4 квартал 70 000 руб.)., расходы — 240 000 руб. (в том числе за 1 квартал 32 000 руб., за 2 квартал 65 000 руб., за 3 квартал 72 000 руб., за 4 квартал 71 000 руб.). Таким образом, налоговая база равна 10 000 руб. (250 000 руб. - 240 000 руб.). Ставка по налогу, применяемая в регионе работы, составляет 15%.

1. Определить сумму 15-процентного налога исходя из полученной налоговой базы:

10 000 руб. × 15% = 1 500 руб.

250 000 руб. × 1% = 2 500 руб.

3. Провести сравнение полученных значений:

1 500 руб. < 2 500 руб.

Видно, что сумма минимального налога больше 15-процентного налога.

4. Произвести уплату налога.

По итогам года ООО «Омега» должно уплатить минимальный налог УСН, поскольку его размер больше налога, исчисленного по правилам 15%.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по итогам отчетных периодов были исчислены авансовые платежи, то минимальный налог нужно оплачивать за вычетом исчисленных сумм авансовых платежей (п. 5.10 порядка заполнения декларации по УСН, утв. приказом ФНС России от 26.02.2016 № ММВ-7-3/99@). Исходя из данных нашего примера, сумма исчисленных авансовых платежей за 9 месяцев составит 1650 руб. ((30 000 + 70 000 + 80 000 - 32 000 - 65 000 - 72 000) × 15%). Следовательно, по итогам года нужно уплатить минимальный налог в сумме 850 руб. (2500 руб. - 1650 руб.).

О правилах оформления платежного документа на уплату УСН читайте в этой статье .

Разницу между суммой минимального налога и налога, исчисленного в обычном порядке, можно учесть в расходах для исчисления налога по УСН с объектом «доходы минус расходы» в следующих налоговых (НЕ ОТЧЕТНЫХ!) периодах. А в случае получения убытка увеличить его на величину этой разницы и перенести на будущее (п. 6 ст. 346.18 НК РФ, письма Минфина России от 18.01.2013 № 03-11-06/2/03, от 15.06.2010 № 03-11-06/2/92).

В нашем примере начиная со следующего года разница, которую ООО «Омега» может включить в расходы по УСН (или увеличить убыток), составит 1000 руб. (2500 руб. минимального налога - 1500 руб. налога по УСН за текущий год).

Итоги

Применяя УСН «доходы минус расходы», по окончании года проверьте, какой налог нужно будет оплатить — рассчитанный в обычном порядке или минимальный. В случае если уплате подлежит минимальный налог, при оплате не забудьте вычесть из его рассчитанной суммы исчисленные авансовые платежи по УСН. Разница между минимальным налогом и налогом по УСН, рассчитанным в обычном порядке, может быть включена в расходы (или на ее величину может быть увеличена сумма убытка) в последующих налоговых периодах.

Проверка наличия документов, дел и носителей информации - предназначена для установления реального соответствия имеющихся в наличии конфиденциальных документов, дел и носителей записям в учетных формах.

Проверки могут быть регламентированными (периодическими, цикличными) и нерегламентированными (внеочередные).

Акт проверки подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. О недостаче носителей секретной информации немедленно докладывается руководителю учреждения, а также ставится в известность отдел безопасности.

В ходе проверки наличия и состояния документов осуществляются:

· установление фактического наличия документов, находящихся на хранении;

· выявление и устранение недостатков в учёте документов;

· выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

· выявление и учёт документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки;

· выявление непрофильных документов.

Проверка наличия и достояния секретных документов осуществляется в те же сроки, что и документов, находящихся на открытом хранении.

Проверку наличия и состояния документов проводит, как правило, группа работников.

При проверке наличия и состояния документов необходимо:

· сохранять порядок расположения документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

· подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного фонда;

· изымать из проверяемого фонда и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других фондов;

· изымать единицы хранения, заражённые плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

· изымать единицы хранения, не внесенные в опись (книгу учёта и описания), и помещать их в конец фонда (комплекса документов) для последующей обработки и описания.

Результаты проверки наличия и состояния документов и обнаруженные в её ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния документов и в акте проверки наличия и состояния документов.

На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов. По окончании проверки наличия и состояния документов в конце описи (книги учёта и описания) проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

Результаты проверки физического состояния документов заносятся в картотеку учёта физического состояния документов.

Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений во все учётные документы. После проверки наличия коробки с документами могут опечатываться.

Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива имеет право продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива, но не более, чем на 1 год. На документы, не найденные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов.

Решение о снятии документов с учёта оформляется приказом директора архива на основании письменного разрешения вышестоящего органа управления архивным делом. В картотеке необнаруженных документов делается отметка о снятии документов с учёта.

40 порядок уничтожения документов, дел и носителей информации .

При уничтожении конфиденциальных материалов должен быть установлен порядок, исключающий возможность ознакомления с ними посторонних лиц.
Неполное уничтожение документов позволяет восстановить их текст и исключает возможность уничтожения материалов, не подлежащих включению в эту категорию.

Уничтожение конфиденциальных документов и дел организуется службой конфиденциального делопроизводства. Состав подлежащих уничтожению документов письменно согласовывается с руководителями подразделений или направлений деятельности и санкционируется экспертной комиссией учреждения, фирмы. Процесс уничтожения документов, дел и других конфиденциальных материалов сопровождается оформлением акта, или акт при этом не оформляется.

Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации включает следующие процедуры:
подготовку документов, дел и носителей информации к уничтожению;
оформление акта на уничтожение;
уничтожение документов по акту;
уничтожение документов и носителей информации без составления акта.
Процедура подготовки документов, дел и носителей информации к уничтожению включает:
выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;
получение письменного разрешения на уничтожение от руководителей структурных подразделений (направлений деятельности) учреждения, фирмы;
систематизацию документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.
С оформлением акта уничтожаются документы и дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы.

Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте, и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.
Четкая регламентация технологии уничтожения документов, дел и носителей информации направлена, прежде всего, на исключение любой возможности утраты документов, подмены документов.