Главная » Техосмотр, ПТС, СТС » Делопроизводство по административным правонарушениям. Раскройте порядок ведения делопроизводства по административным процедурам. Подсистема «обращения граждан и организаций»

Делопроизводство по административным правонарушениям. Раскройте порядок ведения делопроизводства по административным процедурам. Подсистема «обращения граждан и организаций»

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке ведения делопроизводства

по административным процедурам

Утверждена директором колледжа 25.05.2009

1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в музыкальном колледже (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 01.01.2001 «Об основах административных процедур», «Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях» утверждённой Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 07.05.2009 №39 и определяет порядок ведения в колледже делопроизводства по административным процедурам в отношении граждан, обратившихся за осуществлением административной процедуры.

2. Делопроизводство по административным процедурам ведется отдельно от других видов делопроизводства.

3. Делопроизводство по административным процедурам осуществляется уполномоченными должностными лицами, назначенными приказом директора колледжа.

4. Регистрация документов по осуществлению административных процедур в отношении заинтересованных лиц осуществляется путём регистрации в журнале.

5. Все поступающие в колледж заявления заинтересованных лиц, административные жалобы регистрируются в день подачи в установленном порядке.

6. Административная жалоба заинтересованного лица на принятое административное решение регистрируется отдельно от заявления заинтересованного лица в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

7. Повторным заявлениям заинтересованных лиц при их поступлении в колледж в течение календарного года присваивается регистрационный индекс первого заявления или очередной индекс.

8. Заявление заинтересованного лица, поданное в устной форме, регистрируется в журнале с соответствующей пометкой «подано устно».

9. Конверты от поступивших заявлений заинтересованных лиц сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес заинтересованного лица или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени их отправления и получения.

10. Регистрационный индекс документам, необходимым для осуществления административных процедур, и принятым административным решениям присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов в колледже.

11. Ход рассмотрения заявления заинтересованного лица, направленные запросы, полученные документы и (или) сведения, результат принятого административного решения по осуществлению административной процедуры, уведомление заинтересованного лица о принятом административном решении должны быть точно и своевременно отражены в соответствующей графе журнала.

12. Контроль за рассмотрением заявлений заинтересованных лиц в колледже ведется с использованием регистрационно-контрольных карточек или журнала.

13. Контроль завершается, если административное решение об осуществлении административной процедуры или об отказе в осуществлении административной процедуры принято в письменной форме, внесено в соответствующую графу журнала.

14. Административное решение, принятое в ходе приема заинтересованного лица в устной форме, подлежит объявлению заинтересованному лицу и результат принятого административного решения отмечается в соответствующей графе журнала в котором регистрировались устные заявления.

15. Заверение копий справки или другого документа, выданного колледжем по заявлению заинтересованного лица, оформляется в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», если законодательством не предусмотрена необходимость нотариального свидетельствования копий такой справки или другого документа.

16. На каждом исполненном заявлении заинтересованного лица после принятия уполномоченным органом административного решения (за исключением случая отказа в принятии заявления заинтересованного лица) делается отметка об исполнении и направлении его в дело.

17. В случае отказа в принятии заявления заинтересованного лица в журнале делается отметка о принятии такого решения и направлении его в дело. При этом заявление возвращается заинтересованному лицу вместе с прилагаемыми к заявлению документами и (или) сведениями.

18. При выдаче лично заинтересованному лицу административного решения, либо выписки из него, либо извещения о принятом административном решении заинтересованное лицо расписывается в их получении с проставлением даты получения.

19. В журнале делается соответствующая отметка об уведомлении заинтересованного лица о принятом административном решении в случае его направления по почте, в виде электронного документа или иным способом и дата направления.

20. Срок хранения заявлений заинтересованных лиц, документов и (или) сведений, необходимых для осуществления административной процедуры, справок или иных документов, выдаваемых заинтересованным лицам при осуществлении административной процедуры, определяется в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.

21. Документы по осуществлению административных процедур, копии выданных административных решений (в необходимых случаях) формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

22. В деле могут формироваться заявления, документы и (или) сведения по всем административным процедурам или по каждой из них в зависимости от количества образующихся документов и осуществляемых административных процедур.

23. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неисполненные заявления заинтересованных лиц, а также неправильно оформленные документы по их исполнению в дела не подшиваются.

24. По истечении установленных сроков хранения документы по осуществлению административных процедур подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканским органом государственного управления , в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства.

Состав реквизитов
регистрационно-контрольной формы регистрации
заявлений заинтересованных лиц

№ ____________________________

(регистрационный индекс)

Фамилия, собственное имя, отчество, место жительства (место пребывания) гражданина или наименование и место нахождения юридического лица, контактный телефон _

Форма подачи заявления ________________________________________________________

Дата подачи заявления _________________________________________________________

Количество листов заявления ____________________________________________________

Количество листов документов и (или) сведений, представленных заинтересованным лицом ________________________________________________________________________

Даты, индексы* повторных заявлений ____________________________________________

Наименование административной процедуры ______________________________________

_____________________________________________________________________________

Исполнитель _________________________________________________________________

Срок исполнения _____________________________________________________________

Ход рассмотрения ____________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Отметка о направлении заявления в соответствующий уполномоченный орган и уведомлении об этом заинтересованного лица _____________________________________

_____________________________________________________________________________

Дата и номер принятого административного решения _______________________________

Результат принятого административного решения __________________________________

_____________________________________________________________________________

Отметка об уведомлении заинтересованного лица о принятом административном решении _____________________________________________________________________

Отметка о снятии с контроля ___________________________________________________

Документ подшит в дело № _____ _____ л.

______________________________

*Проставляются при присвоении повторному заявлению очередного регистрационного индекса.

1.Краткая история развития делопроизводства.

Определение делопроизводства по ГОСТу 16487-83 (название ГОСТа).

Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и усовершенствования управления.

Определение делопроизводства по ГОСТу 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе.

Делопроизводство – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в Vв. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

До конца ХVв. государственных учреждений еще не существовало, их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

Однако, письменные документы, дошедшие до нашего времени, доказывают что, уже в Хв. была культура написания документов. Это договоры с Византией 911и 945гг.

Документы хранились в центральных храмах, в крупных городах существовали хранилища документов, а местом создания документов стали храмы, посвященные покровителям цеховых ремесел-рыбаков, торговцев различным товаром. В этих храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций, а хранение документов в храмах придавало юридическую силу. Большой юридической силой обладали церкви.

С увеличением числа создаваемых документов, накопились и традиции в сфере документирования, что привело к созданию штата профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Этот штат состоял из псаломщиков и дьяков. Также стали формироваться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». Документы скрепляли буллами - свинцовые печати.

Со временем менялась и графика письменности, первоначально документы составлялись уставной манерой письма, выписыванием букв с прямыми очертаниями. Позже использовался полуустав, который позволил ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документ составлялся сплошным текстом, без разделения на отдельные слова, а знаком препинания стала использоваться точка в конце предложения.

Сформировавшиеся практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

Система государственного делопроизводства начала формироваться с середины ХVв. Управление государством сложилось из удельного княжества, хотя это нельзя было назвать государством, это было хозяйство князя. Некоторые поручения выполняли бояре, приближенные к князю. Вся деятельность по вопросам государственного управления объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Удалось создать сильную централизованную систему управления. Боярская Дума и приказы выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому этот период называют приказным.

Однако в этот период не было отлаженной системы управления. Для ведения, дела передавались определенным лицам, или в управлении участвовало несколько ведомств, что приводило к неразберихе.

Организацией и ведением делопроизводства занимались дьяки и подьячие, распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям.

В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы, она представляла собой и канцелярию, и архив. Документы размещались на столах или на скамьях, особо ценные помещали в сундуках-ларях, там же и велась текущая работа и прием посетителей.

В делопроизводстве приказов использовалась очень интересная форма документа – столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги, вместе с этим зарождалась и начала применяться тетрадная форма. По мере необходимости тетради собирались вместе, переплетались и составлялись книги. В книгах велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.

Важным признаком официального документа являлся его формуляр. Это определялось наличием устойчивых информационных элементов документа (реквизитов, языковых формул), расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.

В документах этого периода, большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др., содержание документа составлял сплошной текст. В заключительной части документа обозначалась дата ее составления и место, где она была написана.

В приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складывается штат, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство не принимало во внимание общие административные правила, поэтому не могло ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство.

Отсутствие в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков, для производства дел, правительство вынуждено было искать новые формы государственного устройства. Появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, точно определяющие состав, организацию, компетенцию и делопроизводство.

Сенат стал первым законосовещательным органом и органом надзора за правительственными учреждениями. В то время всего было создано 12 коллегий. Каждая коллегия руководилась своим регламентом. После чего законодательной основой реформы стал « Генеральный регламент», который ввел систему делопроизводства, которая получило название « коллежское» делопроизводство.

С созданием Генерального регламента делопроизводство узаконивается. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением-канцелярией. Были разработаны вопросы о правильном ведении регистрации документов, что обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота).

В коллежском делопроизводстве возникало большое число новых документов, появились и новые названия документов, такие как векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкции и другие.

В это время происходят большие изменения в форме документов. Самостоятельными элементами формуляра становятся дата документа и наименование документа. Появляются ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и другие.

С увеличением документооборота значительно поднялся объем письменной работы у канцелярских чиновников, что привело к медлительности делопроизводства и волоките.

Большое значение для организации делопроизводства имеет установленная «Учреждением для управления губерний» «иерархия властей и мест», определившая порядок отношений между собой высших центральных и местных учреждений. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений присутствует в некоторой степени и в современном делопроизводстве.

Начало ХIХ века встретило новые реформы государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления – высшие и центральные учреждения и завершило формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления – министерская, была основана на создании министерств с управляющими министрами, что было необходимо для более низкой и оперативной системы управления.

В 1802 году были созданы первые министерства. Комитет министров стало высшим административным учреждением.

Позже, в 1910 году, был создан Государственный Совет – высшее законосовещательное учреждение. Вместе с этим была проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняющая функцию надзора за правительственным аппаратом. «Общие учреждением министерств» принималось единообразие в систему делопроизводства министерств, а именно: создание документов, архивное хранение, формы документов, по которым совершается делопроизводство, движением документов и дел.

Существенные изменения в системе управления потерпели и формы документов. Появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка включались наименование учреждения, наименование структурных подразделений, отражающие место подразделений – автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Также включаются в состав реквизитов бланка дата документа, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа. Появляется ссылка на поступивший документ.

Несмотря на глобальные изменения в системе управления, жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Система министерского делопроизводства оставалась громоздкой и неповоротливой, несмотря на использование пишущих машинок. Появление телеграфа и телефона воплотила в жизнь новый вид переписки как телеграммы и телефонограммы. Это был поистине революционный переворот в документировании деятельности учреждений.

Октябрьская революция 1917 года привела к слому старого государственного аппарата, что кардинально изменило строй: высшим органом государственной власти стал Всероссийский Съезд Советов. Для управления страной образовано первое советское правительство – Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).

Отстранение от власти бывших помещиков, дворян, представителей купечества было закреплено декретом ВЦИК и СНК РСФСР. Для работы в советских учреждениях были привлечены солдаты, рабочие, не имеющие специального образования, что привело к понижению уровня документационного обеспечения управления. В 1917 году СНК издает декрет « О порядке утверждения и опубликовании законов». В 1918 году было принято постановление СНК для оформления административных документов, «О форме бланков государственных учреждений». В этом постановлении перечислялись обязательные реквизиты бланка документов, что привело к упрощению и рационализации делопроизводства.

В 1926 году был создан Государственный институт техники управления (ИТУ) в котором велись перспективные разработки проблем делопроизводства. Проект «Общих правил документации и документооборота» был подготовлен ИТУ и издан 1931 году. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых единых для всех учреждений. В этих правилах определялись функции работников, их обязанности и содержание работ.

Несмотря на разнообразия видов и форм документов, которые вращались в советских учреждениях оставались неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. Поэтому остро встала проблема их унификации и стандартизации. Кабинетом стандартизации были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Также стандартизировались материалы (бумага, чернила, ленты для пишущих машин и т.п.), средства и предметы конторского труда.

В 1921 году была создана Государственная общеплановая комиссия (Госплан), которая занималась разработкой общехозяйственного плана с учетом текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Документы постепенно становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.

Конституция 1936 года существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом. Установилась система полномочий в издании видов документов для каждой иерархической структуры. Новые введения упростили и упорядочили процессы документирования в высших органах власти.

В 1941 году на первом межотраслевом совещании по оргтехнике была выдвинута программа по вопросу документационного обеспечения управления, но этой программе ВОВ.

Экономический упадок и проблемы восстановления народного хозяйства отодвинули на второй план проблему документационного обеспечения управления.

В 1960 году состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Поднятые вопросы во многом совпадали вопросами межотраслевого совещания 1941 года.

С 1958 года Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров СССР стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организации и предприятий.

В 1963 году ГАУ изданы № Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов, учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

В 1965 году была разработана единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), а в 1973 году « Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и были использованы в министерствах, ведомствах и организациях, как положение не имеющее официального статуса. В 1988 году была создана новая редакция государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Важным событием 70-80-ых годов в делопроизводстве стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39 – 72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Это значительно улучшило оформление документации, облегчило процессы поиска, учета и хранения разнообразной информации.

В 1991 году с распадом СССР в республике были созданы самостоятельные структуры, которые занимались проблемами научного и нормативно-методического обеспечения делопроизводственных служб. Главное управление при Совете Министров БССР было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству в Республике Беларусь.

Белорусским государственным институтом стандартизации и сертификации (БелГИСС) в 1995 году был утвержден и введен в действие стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». В 1996 году был введен в действие СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который был разработан Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела.

Современное белорусское делопроизводство находится на стадии развития. С ростом развития и усовершенствования делопроизводства в системе управления, усовершенствовалось и само управление, и развитие технологии управления государственного аппарата. Стремительный рост в усовершенствовании делопроизводства привело к снижению излишних документов, к снижению объемов информации, снижение затрат труда на все виды работ с документацией, повысилась оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

2. Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 –88 (название ГОСТа).

Основания для разработки УСОРД, ее основная цель. Порядок применения и ведения УСОРД.

Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 –88 « Унифицированная система документации, используемые в АСУ. Основные положения»

УСОРД – унифицированная система организационно-распорядительной документации.

АСУ – автоматизированная система управления.

Для повышения эффективности производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.

Основные принципы и основания для разработки УСОРД являются:

Создание общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;

Единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.

Комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.

Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.

Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники.

Стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время.

Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы.

Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.

Решение «Административное делопроизводство» на базе платформы Docsvision, разработанное компанией «Парадок», позволяет автоматизировать документооборот органов исполнительной власти с учетом всех особенностей их деятельности. Система включает в себя комплекс подсистем и модулей, который позволяет охватить все аспекты работы с документами. Среди них «Обращения граждан и организаций», «Входящие письма», «Внутренняя переписка», «Задания», «Электронная подпись», «Жалобы на услуги», «Замещение сотрудников», «Отчёты», «Контроль распорядительных документов», «Согласования» и другие.

Решение полностью соответствует законодательным документам РФ, регламентирующим вопросы документооборота в этой сфере:

Решение обеспечивает работу с обращениями граждан и организаций в соответствии с требованиями 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Построена уникальная процессная модель автоматизации «Административное делопроизводство», удовлетворяющая всем требованиям Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
Кроме того, предлагаемое решение соответствует Приказу №96 Минкомсвязи России от 01.04.2015 «Об утверждении плана импортозамещения программного обеспечения».

Бизнес-эффект

Использование решения «Административное делопроизводство» на базе Docsvision позволяет органам исполнительной власти:

Автоматизировать документооборот по всем основным направлениям деятельности.
Существенно сократить трудозатраты на обработку документов.
Использовать расширенные возможности по поиску, классификации, созданию документов, по анализу исполнительской дисциплины.
Улучшить трудовую дисциплину сотрудников с помощью формирования отчетов для оценки их работы.
Создать систему управления шаблонами документов в форматах Microsoft Word, Microsoft Excel.

Функциональные возможности

ПОДСИСТЕМА «ВХОДЯЩИЕ ПИСЬМА»

Подсистема «Входящие письма» не только обеспечивает работу с простой входящей перепиской, но и обладает расширенными функциями, большинство из которых используются и в остальных подсистемах документов:

Тематический рубрикатор имеет возможность разграничения доступа по подразделениям, т.е. каждое подразделение видит только свои или общие тематики. Тематики можно выбирать из древовидного справочника или быстрым поиском по названию. В карточке можно указывать сразу несколько тематик.
Комментарии для исполнителей. Регистратор может указывать в документе комментарии, которые будут видны исполнителям и рассматривающим документ.
Расчет планового срока в соответствии со справочником разновидностей входящих документов. При этом могут учитываться выходные и праздничные дни.
Проверка повторности письма (по данным о контрагенте). После подтверждения повтора данных регистрация продолжается, но в этом случае ссылки на предыдущие письма будут видны руководителю, рассматривающему документ.
Подсчет количества страниц в приложенных файлах популярных форматов - TIFF, PDF, DOC и т.д.
Продление срока исполнения документа . Поскольку сроки исполнения писем не регламентированы, руководитель может в любой момент на этапе исполнения документа увеличить срок исполнения.

ПОДСИСТЕМА «ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ»

Подсистема «Обращения граждан и организаций» реализует работу с обращениями граждан в соответствии с требованиями 59-ФЗ. Реализован большой спектр функций, достаточный для работы большого органа государственной власти или местного самоуправления:

Работа с типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан , что необходимо для отправки соответствующих отчетов. Классификатор можно обновлять, а перед импортом очищать от ненужных разделов.
Продление сроков с автоматическим созданием письма заявителю с учетом ограничения на максимальный срок в 60 дней.
Внешнее перенаправление обращения с автоматическим созданием письма заявителю и письма во внешнюю организацию.
Внутреннее перенаправление обращения (на внутреннее подразделение, для больших оргструктур) с автоматическим созданием письма заявителю.
Полное и частичное перенаправление . При полном - обращение исполняется при отправке заявителю письма о перенаправлении, при частичном - остается на исполнении.
Личный прием руководителя . Карточка создается до приема, составляется реестр граждан на прием по созданным карточкам, после приема карточки регистрируются.
Автоматическое определение района города на основании адреса заявителя (при использовании модуля «Контрагенты»). Используется для ведения статистики по районам или для автоматического направления в нужный район на исполнение.
Фиксация обращений, перенаправленных другой организацией. Используется для получения соответствующей статистики.
Проверка повторности обращения по расширенным критериям (с учетом даты и места регистрации). После подтверждения повтора ссылки на предыдущие обращения будут видны руководителю, рассматривающему документ.
Уведомление заявителей по электронной почте о регистрации и исполнении обращения.
Контроль исполнения обращения регистратором после исполнения поручений по документу и снятия их с контроля руководителем. Регистратор проставляет результат исполнения документа для получения статистики.
Дополнительный контроль исполнителем . В случае длительных сроков исполнения обращение исполняется в предписанный законом 30-тидневный срок, но создается специальное дополнительное поручение по документу с произвольным сроком. По этому поручению могут быть даны дополнительные ответы заявителю.

ПОДСИСТЕМА «УСЛУГИ»

Порядок предоставления услуг регламентируется, как правило, отдельно для каждой услуги. Данная подсистема реализует широкий спектр функций, позволяющий в рамках одной системы настроить работу с разными услугами:

Справочник документов позволяет указывать перечень обязательных и дополнительных документов, предоставляемых по каждой услуге, а также позволяет фиксировать фактически предоставленные заявителем документы и выводить их список в расписке о приеме документов.
Справочник разновидностей услуг позволяет реализовывать в рамках одной базовой услуги различные варианты, отличающиеся плановым сроком исполнения и списками предоставляемых документов. В частности, это позволяет реализовать работу с платными услугами.
Справочник подразделений, оказывающих услуги, позволяет настроить автоматическое заполнение в документе получателя и ответственного исполнителя при регистрации услуги в соответствующем подразделении.
Внутриведомственное взаимодействие. Поскольку сроки исполнения услуг ограничены, при запросе данных в другом подразделении организации возникает проблема: если оформлять запрос документально через служебную записку, то на это уходит много времени; если делать запрос вне системы, то теряется контроль. Для решения проблемы настроено внутриведомственное взаимодействие, реализующееся через специальную карточку задания, которая создается одной кнопкой и позволяет контролировать получение результата.

Фиксация результата исполнения услуги при исполнении заданий по услугам является обязательной. Это необходимо для получения соответствующей статистики и выгрузки данных во внешние системы при интеграции.

ПОДСИСТЕМА «ВНУТРЕННЯЯ ПЕРЕПИСКА»

Подсистема обеспечивает работу с внутренней перепиской с учетом специфики разных подсистем и имеет расширенный список функций:

Приложение бланка. Автоматическое определение типа бланка в зависимости от полей карточки и подразделения. Возможность самостоятельного добавления новых бланков администраторами с использованием готового набора выгружаемых полей, в том числе полей табличного типа. Защита форматирования бланков от изменения пользователями средствами MS Word.

Автоопределение подсистемы по полям карточки и по подсистеме связанного входящего. В зависимости от этого документ поступает регистраторам из соответствующей подсистемы.
Автоопределение подразделения регистрации в зависимости от подписанта.
Версионность документа . Ведется автоматически и отслеживает изменение файлов.
Вставка регистрационной информации (дата, номер) в файлы при печати зарегистрированных документов.

ПОДСИСТЕМА «ИСХОДЯЩИЕ ПИСЬМА»

Функции подсистемы аналогичны подсистеме «Внутренняя переписка».

ПОДСИСТЕМА «КОЛЛЕГИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ»

Функции подсистемы аналогичны подсистеме «Внутренняя переписка», дополнительно реализовано:

Регистрация при подписании . При подписании сразу же выделяется регистрационный номер и вставляется в бланк документа, после чего файл открывается для распечатки. Секретарю остается только проверить документ после подписания и отправить на исполнение.
Динамическое создание нумераторов при регистрации. Если подходящий нумератор системой не находится, то автоматически создается новый по шаблону.

МОДУЛЬ «ЗАДАНИЯ»

Модуль реализует работу с поручениями различного вида, штатные функции переделаны для реализации работы помощник-руководитель и для Форма расписания резолюции. Вместо создания карточки задания по отдельности на каждого исполнителя дочерние задания создаются из текущего задания руководителя через специальную форму, что экономит время при большом количестве заданий и позволяет помощникам подготавливать проекты резолюций для утверждения руководителем. Форма расписания резолюции позволяет также настраивать соисполнение заданий, использовать шаблоны текстов заданий, добавлять сразу нескольких исполнителей, изменять плановые сроки с учетом установленных ограничений (не больше планового срока текущего задания и т.д.), редактировать данные дочерних заданий - текст, исполнителя, контролера. При этом реализовано автоматическое определение необходимости контроля задания в зависимости от его текста (если текст задания содержит определенные стоп-слова, например, «для сведения», то задание станет неконтрольным).
Применение электронной подписи (ЭП) при утверждении резолюции на все дочерние задания.
Задания с отложенным стартом - используются в распорядительных документах.
Фильтрация заданий при отображении в дереве заданий. Удобна при поиске, если заданий по документу много.
Продление срока исполнения задания. Через специальную форму исполнитель задания может указать желаемый срок. В зависимости от этого срока и подсистемы документа задание либо будет сразу продлено, либо будут созданы необходимые документы (письмо заявителю, докладная записка и т.д.). После их регистрации срок продлится.
Отклонение задания. Причина фиксируется в комментариях, и задание возвращается автору.
Направление задания на доработку . Причина фиксируется в комментариях, и задание возвращается исполнителю.
Делегирование контроля . Делегировать можно неограниченное число раз с указанием признака возврата текущему контролеру.
Автоисполнение заданий при регистрации связанных документов во исполнение.
Интеллектуальное автоисполнение заданий при исполнении дочерних:
- с копированием отчетов и ссылок на документы;
- с проверкой, является ли контролер участником связанных документов;
- с проверкой дополнительных условий для различных подсистем.

МОДУЛЬ «СОГЛАСОВАНИЯ»

Модуль имеет расширенные функции и оптимизирован под организации с большим количеством согласований:

Последовательные, параллельные и смешанные согласования с простой и удобной визуальной настройкой маршрута.
Шаблоны согласований с делением по подразделениям организации и возможностью добавления шаблонов самими пользователями.
Подчиненные согласования (вложенные). Согласующий может создать подчиненное согласование. Работа с формой при этом унифицирована с формой расписания резолюции из модуля задания.
Внешние согласования. Предназначены для приостановки согласования в нужные моменты, чтобы автор мог вне системы получить согласование с внешней организацией и внести данные в систему. В дальнейшем внесенные данные по внешнему согласованию (организация, сотрудник и результат) отображаются в дереве согласования и в листе согласования.
Реализована работа лингвистической службы с фиксацией замечаний из справочника для последующего построения статистических отчетов.

МОДУЛЬ «КОНТРОЛЬ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ»

Модуль реализует расширенный контроль при исполнении распорядительных документов и дополнительные функции: внесение изменений в действующие распорядительные документы, отмена действия, возврат на контроль, снятие с контрольного учета.

Постановка на контроль. Регистратор перед отправкой документа на исполнение может настроить параметры контроля в соответствии с текстом документа. Контрольная форма унифицирована с формой расписания резолюции и позволяет добавлять группу исполнителей, настраивать отложенные задания, задавать текст, сроки исполнения, контролера и копировать параметры исполнения.
Трехуровневый контроль . Состоит из контролера заданий, контролера документа и регистратора.
Возврат на контроль. Осуществляется в случае, если контролер отклонил документ с проверки. Регистратор вносит изменения в параметры контроля и повторно рассылает документ на исполнение.
Отмена действия. Если регистрируется распорядительный документ, отменяющий действие, то в связанных документах все задания отзываются.
Внесение изменений . Если регистрируется распорядительный документ, вносящий изменения, то регистратору приходят связанные распорядительные документы для внесения изменений в параметры контроля.

МОДУЛЬ «ЖАЛОБЫ НА УСЛУГИ»

Реализуются дополнительные функции для обработки обращений граждан и обращений организаций, являющихся жалобами на оказание услуги или жалобами на отказ в предоставлении услуги для дальнейшего получения статистики по жалобам.

Фиксация жалобы. При выборе разновидности жалобы автоматически рассчитывается плановый срок документа и открываются поля для выбора услуги, на которую поступила жалоба.
Указание услуги, на которую поступила жалоба. Является обязательным, но может быть сделано не на начальном этапе регистратором, а на конечном этапе исполнителем.

МОДУЛЬ «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ»

Модуль обеспечивает хранение документов в делах, разбивку дел на тома для построения специализированных отчетов и синхронизации мест хранения бумажных и электронных документов.

Разграничение доступа по подразделениям . Различные подразделения видят только свою номенклатуру, либо номенклатуру подразделения регистрации документа.
Управление справочником . Регистраторы могут самостоятельно добавлять и редактировать номенклатуру своего подразделения.
Копирование номенклатуры в следующий год. Можно копировать все или выбранную ветку для того, чтобы не заводить каждый год номенклатуру заново.
Разбивка по томам. Происходит визуально с учетом ограничения на количество страниц в томе, с возможностью ручного перемещения документа между томами. Также реализовано автоматическое добавление томов, расчет страниц в томе, корректировка количества страниц в документе прямо из карточки дела.

МОДУЛЬ «ЗАМЕЩЕНИЕ СОТРУДНИКОВ»

Полноценная работа за замещаемого. Осуществляется через специальные ролевые папки, которые появляются на время замещения. Также реализована работа за нескольких замещаемых одновременно.
Специальная карточка для оформления замещения. Реализует разграничение прав на оформление временного замещения, позволяет просматривать журнал замещений по сотруднику и корректировать планируемые замещения.
Перевод и увольнение. Карточка замещения позволяет администраторам осуществлять перевод сотрудника и его увольнение, включая перевод всех неисполненных поручений на ответственного за закрытие долгов сотрудника.

МОДУЛЬ «ОПЕРАТИВНЫЙ АРХИВ»

Модуль предназначен для улучшения быстродействия системы при хранении данных за несколько лет и стабилизации скорости работы при накоплении данных в течение продолжительного времени.

Вытеснение данных прошлых лет в отдельные таблицы базы данных.
Прозрачная работа с архивными данными для пользователей. Пользователь может искать и просматривать данные без дополнительных действий. Карточка поиска при указании интервала дат, затрагивающих архивный период, автоматически будет искать в архиве. При открытии карточки пользователем она автоматически выводится из архива для корректной работы стандартных функций, а при закрытии перемещается обратно в архив.

МОДУЛЬ «ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ»

Журнал электронной подписи (ЭП). Для упрощения работы администратора позволяет просматривать список установленных сотрудникам сертификатов, отслеживать их сроки действия и планировать их заказ.