Положение о порядке работы постоянно действующей комиссии по проведению инвентаризации денежных средств и имущества, а также по приему, передаче и списанию основных средств и материальных запасов. Кто обычно передает и принимает дела? Р. Панов, исполнител
1.1. Положение о порядке работы постоянно действующей комиссии по проведению инвентаризации денежных средств и имущества [наименование организации], а также по приему, передаче и списанию основных средств и материальных запасов (далее по тексту - положение) разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и определяет порядок создания, функции, задачи, регламент работы комиссии по проведению инвентаризации денежных средств и имущества [наименование организации], а также по приему, передаче и списанию основных средств и материальных запасов (далее по тексту - комиссия).
1.2. Комиссия в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", приказом Минфина Российской Федерации от 01 декабря 2010 года N 157н "Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению", Положением по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденным приказом Минфина Российской Федерации от 30 марта 2001 года N 26-н, Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденными приказом Минфина Российской Федерации от 13 октября 2003 года N 91н, [указать иные локальные нормативные акты].
2. Образование и состав комиссии
2.1. Комиссия является коллегиальным органом [наименование организации], основанным на постоянной основе. Персональный состав Комиссии утверждается руководителем организации.
2.2. В состав Комиссии входят не менее [значение] человек - председатель Комиссии, заместитель (заместители) председателя Комиссии, члены Комиссии, секретарь Комиссии.
2.3. Председатель Комиссии избирается членами Комиссии из их числа большинством голосов от общего числа членов комиссии.
2.4. Председатель Комиссии организует ее работу, созывает заседания Комиссии и председательствует на них, организует на заседаниях ведение протокола, подписывает протокол заседания Комиссии и иные документы, исходящие от ее имени.
2.5. В случае отсутствия председателя Комиссии его функции осуществляет заместитель председателя Комиссии.
2.6. Председатель Комиссии несет ответственность за деятельность Комиссии, своевременность, обоснованность и объективность принятых Комиссией решений.
2.7. Заседание Комиссии считается правомочным, если на нем присутствует [вписать нужное].
3. Задачи и функциональные обязанности
3.1. Основной задачей Комиссии является проведение инвентаризации денежных средств и имущества [наименование организации], выявление фактического наличия имущества, сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения в учете обязательств, подготовка документов по списанию основных средств и материальных запасов.
3.2. Основными функциональными обязанностями комиссии являются:
Производство осмотра объектов, подлежащих списанию, установка факта непригодности их к восстановлению и дальнейшему использованию, используя при этом необходимую техническую документацию, данные бухгалтерского учета;
Установка причины списания объекта (физический и моральный износ, реконструкция объектов, нарушение нормальных условий эксплуатации, аварии и др.);
Выявление лиц, по вине которых произошло преждевременное выбытие основных средств из эксплуатации, внесение предложений о привлечении этих лиц к ответственности, установленной действующим законодательством;
Определение возможности использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта и производство их оценки в соответствии с правилами бухгалтерского учета;
Осуществление контроля за изъятием из списываемых объектов основных средств годных деталей, узлов и материалов;
Оформление актов на списание основных средств установленной формы.
4. Порядок работы комиссии
4.1. Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем [наименование организации], кроме случаев, предусмотренных в пункте 4.2 настоящего Положения.
4.2. Проведение инвентаризаций обязательно:
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 01 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года;
При смене материально ответственных лиц (на день приемки - передачи дел);
При установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
При ликвидации (реорганизации) организации перед составлением передаточного акта и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Минфина России.
4.3. Заседание Комиссии проводится по мере поступления документов.
4.4. Заседания Комиссии открываются и закрываются председателем Комиссии, в отсутствие председателя - заместителем председателя.
4.5. При списании средств вычислительной техники и оборудования прикладывается техническое заключение независимого эксперта о состоянии объектов основных средств с указанием конкретных причин выхода из строя объекта.
4.6. Решения Комиссии принимаются простым большинством голосов от числа присутствующих на заседании членов Комиссии.
4.8. При равенстве голосов принятым считается решение, за которое проголосовал председательствующий на заседании. В случае несогласия с принятым решением член Комиссии вправе письменно изложить свое мнение, которое подлежит обязательному приобщению к акту приема-передачи или списания материальных запасов.
4.9. Решения, принимаемые на заседании Комиссии, оформляются протоколом, который подписывает председатель Комиссии, в его отсутствие - заместитель председателя, и секретарь.
Перечня) Положение о защите персональных данных работников Ст. 86 ТК РФ Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня) Положение об оплате труда Ст. 135 ТК РФ Трудовой договор Ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ 75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня) Приказы по личному составу (о приеме, переводе, предоставлении отпуска, направлении в командировку, увольнении) Ст. 68, 62 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 75 лет ЭПК (ст. 6б Перечня); о предоставлении очередных и учебных отпусков, краткосрочных внутрироссийских командировках 5 лет Штатное расписание Ст. 15, 57 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 Постоянно (ст. 32 Перечня) График отпусков Ст. 123 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 1 год (ст. 356 Перечня) Личная карточка работника Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» (п.
Оформление приема-передачи кадровых документов
Скачайте документы по теме: Номенклатура дел (фрагмент)Скачать в.doc Акт приема-передачи дел при смене сотрудникаСкачать в.doc В состав комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе включают разных специалистов в зависимости от размера и специфики деятельности компании. Обычно это заместитель директора по персоналу, главный бухгалтер либо бухгалтер по зарплате, сотрудники отдела кадров либо секретарь. Члены комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе составлют список кадровых документов и локальных актов, которые есть в наличии.
Это трудовые договоры, приказы, личные карточки, трудовые книжки и прочее. К обязательным локальным актам относятся ПВТР, положение о защите персональных данных и так далее. С учетом специфики деятельности компании должны быть разработаны графики сменности, договоры о полной материальной ответственности.
Как передать кадровые документы новому кадровику
Поэтому отказаться от документального оформления передачи трудовых книжек ни в коем случае нельзя. Важно: при приеме-передаче дел в кадровой службе нужно проверить наличие или отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если такого документа нет, его нужно составить и подписать у директора.
При приеме-передаче дел в кадровой службе особого внимания требует Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Эту книгу ведут в рукописном виде. Ее невозможно восстановить, поскольку книга содержит подписи работников, в том числе тех, которые уже уволились. Важно сопоставить записи в трудовых книжках с записями в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Приказ оназначении комиссии по передаче дел при увольнении отдела кадров
Инфо
Напомним, что важнейшими реквизитами любого документа являются дата его совершения и регистрационный индекс. Индекс приказа - это его порядковый номер, который присваивается документам в пределах делопроизводственного года, в большинстве случаев совпадающего с календарным (с 1 января по 31 декабря). Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября.
Обратите внимание: если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N 18-а между приказами N 18 и N 19 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом. При установлении этого факта документ будет признан ничтожным. Все документы следует проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, отметок работника об ознакомлении, отметок об исполнении.
Прием-передача дел в кадровой службе
Внимание
Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом. Акт приёма передачи трудовых книжек Этот документ должен содержать данные всех имеющихся трудовых книжек:
- ФИО работника;
- серия и номер книжки (и вкладыша);
- наличие записи о работе.
Можно включить в акт сведения:
- о невостребованных трудовых;
- о наличии бланков книжек и вкладышей.
Пример акта можете взять здесь. Если документы передать некому Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не оформлена.
Кадровая служба с нуля
В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов: - создание комиссии; - проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов; - составление актов приема-передачи дел. Создаем комиссию Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна. Для ее создания издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу).
Состав комиссии формируется из руководителя учреждения или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения, юриста и пр. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.
Комиссии по приему передаче документов
Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:
- точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
- проверить наличие документов;
- составить вышеприведённые акты.
Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер. внимание! Важно: после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел. В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести. Заключение Описанная выше процедура может применяться и в том случае, когда увольняется не единственный кадровик фирмы, а один из работников отдела кадров.
Тогда учитывать нужно не все документы ОК, а только те, которые передаются.
Передача дел в кадровой службе
Читайте по теме в электронном журнале Номенклатура дел кадровой службы После того как комиссия составит список документов, обязательных для отдела кадров именно данной организации, проводят их сверку. Выясняют, какие из обязательных документов есть, а каких нет. В этом поможет номенклатура дел кадровой службы в организации, то есть составленный по установленной форме перечень наименований дел, которые формируются в процессе ведения кадрового документооборота.
В дела объединяют однотипные документы, которые используют в компании. В кадровой службе это:
- трудовые договоры;
- приказы по личному составу;
- учетные документы;
- личные карточки;
- трудовые книжки;
- документы по награждению работников;
- обращения сотрудников и так далее.
В номенклатуре дел кадровой службы в организации обязательно указывают сроки хранения дел.
Несмотря на то что порядок сдачи документов кадровых подразделений организаций в законодательстве не определен и, соответственно, обязанности составлять и подписывать акт приема-передачи у трудящихся нет, задокументированная передача кадровых бумаг позволяет не только зафиксировать комплектность документов на момент замены сотрудника, но и лишний раз систематизировать документооборот. Подписывайтесь на нашканал в Яндекс.Дзен! Подписаться на канал Непосредственно оформлению акта приема-передачи документов должны предшествовать:
- организация комиссии (необязательно, но крайне желательно - члены комиссии смогут зафиксировать факт приема-передачи всех необходимых документов);
- сверка наличия, содержания, регистрации и формы хранения деловых бумаг.
После сверки комплектности документации оформляется акт приема-передачи кадровых документов.
Приказ о составе комиссии при приеме передачи кадровых документов
Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы. Если его нет - ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.
1. Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя: - штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ); - правила внутреннего трудового распорядка (ст.
Начало финансового года – это возможность организовать работу бухгалтерской службы наилучшим образом. Кроме Положения об учетной политике, руководству организаций всех форм собственности следует позаботиться о юридическом обосновании функционирования всевозможных внутренних комиссий. И одна из них – Комиссия по или Комиссия по поступлению основных средств. Как не странно, но о таком органе компании очень мало информации. Поэтому давайте знакомиться ближе.
Порядок формирования
Комиссия по оприходованию (поступлению) основных средств (далее – Комиссия) создается отдельным приказом руководителя предприятия, где четко персонализируется ее состав:
- Председатель (Ф.И.О.);
- Секретарь (Ф.И.О.);
- Отдельные члены (Ф.И.О.).
Количество людей определяется потребностями компании и зависит от:
- Организационной структуры предприятия;
- Наличия удаленных структурных подразделений;
- Численности персонала;
- Количества и структуры основных средств;
- Частоты движения внеоборотных активов.
Во главе Комиссии находится председатель. В его обязанности входит:
- Осуществление общего руководства;
- Распределение обязанностей и раздача поручений отдельным членами;
- Обеспечение коллегиальности обсуждения вопросов (особенно сложных и спорных);
- Подпись протоколов заседания Комиссии.
Секретарь документирует работу Комиссии путем ведения протоколов. В государственных и муниципальных учреждениях протоколы по поступлению активов являются неотъемлемой частью плана закупок.
Внимание! Если позволяет штат, то главой Комиссии лучше не назначать руководителя предприятия. Это избавит от лишних вопросов со стороны налоговых и других контролирующих органов, поскольку руководитель организации утверждает Акт приема-передачи основных средств. Лучше, когда за составление акта отвечает один человек (глава Комиссии), а за его утверждение – совершенно другой (руководитель предприятия).
Определение состава
Членами Комиссии являются сотрудники предприятия. В состав обязательно включаются:
- Работники бухгалтерии, знающие правила документирования, оценки и учета основных средств;
- Эксперты – технические специалисты (инженеры, строители, энергетики, механики, наладчики и т.д.), специальные знания и опыт которых помогут оценить физико-техническую пригодность объекта для дальнейшего использования.
Допускается в приказе введение в состав экспертов по видам деятельности, который будет присутствовать в особых случаях. Например, «При вводе в эксплуатацию объектов компьютерной / вычислительной техники привлекать к работе программиста Маркина А. И.».
В случае отсутствия на предприятии нужного эксперта, в особых случаях возможно привлечение на основе хозяйственного договора стороннего эксперта:
- Профильного специалиста (физическое лицо);
- Специализированной организации (юридическое лицо).
Так, если предприятие имеет дело с высокоточным, сверхсложным или экспериментальным оборудованием, то для его маркировки возможно включение в состав Комиссии представителя научного объединения или специализированной госструктуры
Для изменение состава необходим отдельный указ руководителя фирмы с нормативным обоснованием.
Если физическое лицо — предприниматель не имеет наемных работников, то в создании Комиссии нет смысла. В остальных случаях рекомендуется ее создать, даже если членами будут являться не специалисты узкого профиля (например, бухгалтер, уборщица и сторож).
Учтите: экспертом не может выступать лицо, ответственное за сохранность материальных ценностей.
Полномочия и обязанности
Цель этого органа внутреннего контроля – принятие коллегиального решения о постановке на баланс предприятия и передаче на ответственное оберегание материально-ответственному лицу движимого и недвижимого имущества.
При поступлении нового имущества в компетентность Комиссии входит принятие таких решений:
- Относится ли конкретное имущество к основным средствам на основании учетной политики предприятия?
- Можно ли заключить, что поступающий объект технически исправен, полностью укомплектован и пригоден для дальнейшей эксплуатации?
- Обладает ли основное средство признаками, по которым его следует считать особо ценным имуществом?
- Сопровождается ли конкретный актив всеми необходимыми первичными документами от поставщика (подрядчика)?
- Какой срок полезного использования следует установить для конкретного объекта?
- К какой группе аналитического учета будет относиться актив и какой код по ОКОФ ему нужно присвоить?
- Какова первоначальная стоимость приобретенных или созданных собственными силами основных средств?
- Какова справедливая рыночная стоимость внеоборотных активов, которые были выявлены как излишки во время инвентаризации, а также стоимость объектов, полученных безвозмездно?
- В какое структурное подразделение направляется актив?
- Кто из сотрудников предприятия будет назначен материально ответственным лицом за сохранность поступившего имущества?
Также эта Комиссия будет рассматривать целесообразность и обоснованность изменения стоимости основных средств и срока их полезного использования. Такая необходимость может возникнуть при изменении учетной политики или первоначальных технических показателей функционирования объекта (в т.ч. в случаях реконструкции, модернизации или достройки).
Совет: нанесение инвентарного номера на основное средство следует произвести в присутствии уполномоченного члена Комиссии и материально ответственного лица, чтобы в будущем избежать споров и недоразумений.
Регламент работы
Комиссия по оприходованию основных средств действует на постоянной основе. Регламент работы регулируется Положением о Комиссии. Периодичность заседания – минимум один раз в месяц. Время на рассмотрение документов на оприходование долгосрочных активов устанавливается в зависимости от графика документооборота. Рекомендуется, чтобы срок на принятие решений в отношении каждого объекта не превышал 14 дней.
Для признания решения правомочным необходимо присутствие 2/3 общего количества членов. При отсутствии председателя, заседание не может состоятся.
- Решение считается принятым, если за него проголосует больше половины присутствующих;
- Если мнение членов Комиссии разделяются поровну, то голос председателя считается решающим;
- В случае несогласия председателя с решением большинства, его особое мнение может быть отражено в протоколе, но не может изменить принятое решение, принятое большинством
Практическая рекомендация: чтобы упростить создание распорядительной документации, можно создать единый документ «Положение о Комиссии по поступлению, выбытию и инвентаризации нефинансовых активов». В нем можно в отдельных пунктах расписать состав, порядок формирования и полномочия каждой из трех перечисленных комиссий, которые будут контролировать сохранность и движение как оборотных, так и внеоборотных активов.
И помните: чем подробнее будут расписаны правила для всех участников, тем легче бухгалтеру обосновывать свои действия. Делегировать полномочия – это разделять ответственность за принятия решений. Это мудро.
Для того, что бы получить pin-код для доступа к данному документу на нашем сайте, отправьте sms-сообщение с текстом zan на номер
Абоненты GSM-операторов (Activ, Kcell, Beeline, NEO, Tele2) отправив SMS на номер, получат доступ к Java-книге.
Абоненты CDMA-оператора (Dalacom, City, PaThword) отправив SMS на номер, получат ссылку для скачивания обоев.
Стоимость услуги — тенге с учетом НДС.
1. Перед отправкой SMS-сообщения Абонент обязан ознакомиться с Условиями предоставления услуг.
2. Отправка SMS-сообщения на короткие номера 7107, 7208, 7109 означает полное согласие и принятие условий предоставления услуг Абонентом.
3. Услуги доступны для всех казахстанских сотовых операторов..
4. Коды услуг необходимо набирать только латинскими буквами.
5. Отправка SMS на короткий номер отличный от номера 7107, 7208, 7109, а также отправка в теле SMS неправильного текста, приводит к невозможности получения абонентом услуги. Абонент согласен, что Поставщик не несет ответственности за указанные действия Абонента, и оплата за SMS сообщение не подлежит возврату Абоненту, а услуга для Абонента считается осуществленной.
6. Стоимость услуги при отправке SMS-сообщения на короткий номер 7107 — 130 тенге, 7208 — 260 тенге, 7109 — 390 тенге.
7. По вопросам технической поддержки SMS-сервиса звоните в абонентскую службу компании «RGL Service» по телефону +7 727 356-54-16
в рабочее время (пн, ср, пт: с 8:30 до 13:00, с 14:00 до 17:30; вт, чт: с 8:30 до 12:30, с 14:30 до 17:30).
8. Абонент соглашается, что предоставление услуги может происходить с задержками, вызванными техническими сбоями, перегрузками в сетях Интернет и в сетях мобильной связи.
9. Абонент несет полную ответственность за все результаты использования услуг.
10. Использование услуг без ознакомления с настоящими Условиями предоставления услуг означает автоматическое принятие Абонентом всех их положений.
Р. Панов, исполнительный директор ТОО «All&Company»
специалист по кадровым вопросам
ОБРАЗЕЦ АКТА ПРИЕМА ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ И ПРИКАЗА, ПРИ СМЕНЕ ГЛ.БУХГАЛТЕРА.
Примерная форма приказа о создании комиссии по приему-передаче документации и материальных ценностей
Приказ о передаче дел главного бухгалтера — образец
Отправить на почту
Приказ о передаче дел главного бухгалтера — образец этого документа вы можете посмотреть на нашем сайте — полезный документ для компании, в штатном расписании которой есть такая должность. Когда и как этот приказ составляется, расскажем далее.
Когда понадобится приказ о передаче дел главного бухгалтера?
Приказ о передаче дел главного бухгалтера требуется составить, если в штате фирмы есть такой специалист, при этом его полномочия прекращаются.
Прекратить исполнять свои обязанности главбух может по разным причинам:
Независимо от причины, по которой главбух покидает свой пост, руководству компании необходимо организовать передачу дел от прежнего главного бухгалтера новому.
Что необходимо учесть при увольнении сотрудника (в том числе главбуха), расскажут размещенные на нашем сайте статьи:
Учитывая, что главбух - это не рядовой сотрудник, а должностное лицо с особыми функциями и ответственностью, кроме обычных «увольнительных» бумаг потребуется особый важный документ - приказ о передаче дел. Он необходим для разграничения ответственности уходящего и заступающего на должность главного бухгалтера сотрудника. Как его оформить, расскажем в следующем разделе.
Как оформить приказ о передаче дел главного бухгалтера?
Приказ о передаче дел главбуха должен содержать следующие важные элементы:
Образец приказа о передаче дел главбуха вы можете увидеть на нашем сайте.
Необходимо отметить, что важным предшественником приказа о передаче дел является акт приема-передачи, в котором в детализированной форме описываются все учетные нюансы и иные организационные аспекты передачи дел главного бухгалтера.
В приказе о передаче дел главного бухгалтера необходимо предусмотреть все важные нюансы этой процедуры: от проведения инвентаризации до оформления специального передаточного акта.
Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях
Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!
Приказ о передаче дел при увольнении
Когда пустеет рабочее место, возложенные на его прежнего обладателя функции передаются новому сотруднику. Чтобы максимально точно определить границы переходящей ответственности и должностные обязанности и не прерывать при этом рабочий процесс, составляется приказ о передаче дел при увольнении. Как его составить и что указать, расскажем в статье.
Для каких должностей необходим приказ о передаче дел
Передача дел считается формальностью, которой организации не всегда следуют. Однако есть ряд должностей, при увольнении с которых официальное распоряжение необходимо:
- Директор. Этот человек обладает наибольшей ответственностью. В его руках учредительные документы, печати, лицензии, договоры, доверенности. Чтобы избежать спорных ситуаций в будущем, четко обозначить перечень передаваемых дел и бумаг, выпускается соответствующий приказ.
- Главный бухгалтер. Он является ответственным за сохранность всех бухгалтерских документов, регистров и отчетностей. Необходимость передачи дел главного бухгалтера прописана в ч. 4 гл. 4 Федерального закона № 402-ФЗ.
- Работник отдела кадров. Кадровая документация – ценные бумаги, передача которых обязательно производится путем описи и составления акта приема-передачи от прежнего кадровика к новому.
- Начальник отдела. В руках человека, занимающего эту должность, находится ответственность за решение всех вопросов, непосредственно касающихся производства и подчиненного персонала.
- Работник, несущий материальную ответственность. Это может быть главный кассир, заведующий складом.
Приказ о передаче дел сотрудника, независимо от должности, оформляется до фактического расторжения трудового договора, поскольку потом работник не обязан приходить на прежнее рабочее место и заниматься уже чужими делами.
Структура приказа о передаче дел
Порядок передачи дел от одного работника к другому должен быть предусмотрен внутренними документами организации. Ни один нормативный акт не регламентирует необходимость издания соответствующего приказа, поэтому жестких требований к его структуре тоже нет. Примерный образец можно посмотреть здесь и здесь.
Чтобы документ был информативным и полезным в будущем, можно придерживаться следующей структуры:
- В шапке: название организации, город, дата, номер приказа.
- Название приказа: о приеме-передаче дел. Здесь можно уточнить должность.
- Причина издания приказа (увольнение, перевод на другую должность).
- ФИО передающего дела и принимающего.
- Период, отведенный на передачу дел.
- Место, отведенное на этот процесс (кабинет, конференц-зал, приемная и т.д.).
- ФИО ответственного за проведение процедуры и составление акта приема-передачи лица. Как правило, этим человеком выступает один из заместителей руководителя, сотрудники, участвующие в передаче дел, или тот из них, что остается в компании.
- Дата, на которую должен быть предоставлен акт приема-передачи дел с описью всех документов.
- Дополнительные указания. Это может быть проведение аудиторской проверки, инвентаризации, анализ показателей.
- ФИО генерального директора, подпись.
- Отметка об ознакомлении с приказом всех упомянутых в нем лиц: ФИО и подписи.
Приказ всегда подписывает текущий руководитель организации, даже в том случае, когда он сам покидает пост и передает дела. В зависимости от специфики деятельности компании в текст могут быть внесены пометки и уточнения.
Возникающие в результате увольнения споры и претензии можно урегулировать не только государственными нормативными актами, но и внутренними документами предприятия. Приказ о передаче дел – это документ, четко определяющий рамки передаваемой и получаемой ответственности, указывающий сроки, которые могут быть позже использованы для решения проблем.
Учимся принимать дела и документы
Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко. Более того, этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, хотя именно в этой сфере проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов, более чем актуальны.
Как и когда должны происходить прием и передача дел между работниками? Кто может участвовать в процессе приема и передачи дел и документов? Какими документами регламентируется процедура приема и передачи дел и документов? Каковы основные этапы приема и передачи дел и документов? Как оформляется прием и передача дел и документов? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п. 3), дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 71). Как видно, «дело» и «документ» – не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».
Зачем нужно передавать и принимать дела?
Дела и документы передают:
Очевидно, что такая работа должны выполняться своевременно. Если в организации не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой. Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом.
Кто обычно передает и принимает дела?
Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник, их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются. Передаются они, соответственно, временно отсутствующим или увольняющимся работником, а принимаются либо новым работником, либо специально назначенным руководством лицом.
Казалось бы, ничего сложного в этом нет. Однако на практике бывают случаи, когда увольняющийся работник ввиду конфликта или каких-либо других неблагоприятных обстоятельств передавать дела и документы не собирается, особенно если это не входит в его обязанности. Ведь далеко не все люди увольняются с работы по собственному желанию, не все стараются до последнего момента сохранять хорошие отношения с руководством. Что делать в такой ситуации новому работнику?
Прежде всего, данный факт следует зафиксировать актом . Затем вновь принятый работник во избежание риска возложения на него ответственности за чужие ошибки, возможно, допущенные в документах, составленных его предшественником, может составить односторонний документ – опись принимаемых документов (Пример 2).
Обратите внимание . Отказ работника от передачи дел и документов при увольнении не является для работодателя поводом не осуществлять с ним расчет и не выдавать трудовую книжку – независимо от того, закреплена ли данная обязанность в трудовом договоре и/или должностной инструкции.
ПРИМЕР 2
Опись принимаемых документов
Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П.
Количество листов в деле/документе
Наличие дела/документа в электронном виде
В наличии на локальном компьютере
В папке находятся 17 подлинных документов и 1 копия документа
Положение об Общем собрании акционеров
При приеме дел и документов мной выявлено:
1. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 16 января 2011 года № 1/2011, имеется копия данного документа.
2. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 20 апреля 2011 года № 5/2011 (копии нет).
Настоящая опись подтверждает прием вышеперечисленных дел и документов по состоянию на 03 мая 2012 года.
Корпоративный секретарь Миронова А.П. Миронова
Заместитель начальника канцелярии
В какой момент следует передавать дела и документы?
Иногда случается, что дела и документы новый работник принимает у своего предшественника еще до выхода на работу. Заметим, что это довольно рискованно, поскольку новый работник, приняв дела, может по каким бы то ни было причинам не выйти на работу. Тогда логичен вопрос: в какой момент следует передавать эти дела и документы?
Дела и документы передаются, как правило, в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник выполняет свои должностные обязанности. Особо ответственные работники делают это постепенно, разбивая процесс на несколько этапов, осуществляемых заблаговременно, в течение нескольких дней. В этом случае лучше передать дела не непосредственно новому работнику, а лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник. Если увольняется главный бухгалтер, то дела лучше передать непосредственно руководителю организации, поскольку он несет ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета.
Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, – прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу. По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений. Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.
Чем регламентируется прием-передача дел?
Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется. Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов. Есть лишь некоторые рекомендации на этот счет:
Извлечение
(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
3.1. Общие положения
[…] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:
[…] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.
Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.
Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:
Кроме того, обязанность по передаче и/или приему дел и документов в специально оговоренных случаях рекомендуется закрепить в должностной инструкции и/или трудовом договоре.
Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении.
ПРИМЕР 3
Приказ об организации приема-передачи дел и документов
Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест»
ПРИКАЗ
Об организации приема-передачи дел и документов
В связи с увольнением Смирновой П.Т. с должности корпоративного секретаря 30 апреля 2012 года
1. Корпоративному секретарю Смирновой П.Т. передать, а заместителю начальника канцелярии Масловой Е.Д. принять дела и документы по Акту приема-передачи дел и документов в помещении канцелярии в срок до 30 апреля 2012 года.
2. Утвердить форму Акта приема-передачи дел и документов (Приложение 1).
3. Для надлежащей проверки передаваемых дел и документов и участия в их приеме-передаче создать комиссию в составе:
председатель – начальник кадровой службы Журкова Н.Г.
главный бухгалтер Макарова Н.Т.
начальник канцелярии Петрова М.И.
начальник юридической службы Макаров А.Д.
4. Секретарю Михальченко П.И. довести настоящий приказ до сведения лиц, указанных в п. 1 и 3 приказа, под личную подпись в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания приказа.
5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.
Основание: заявление об увольнении Смирновой П.Т. от 16.04.2012
Генеральный директор Скворцов А.И. Скворцов
С приказом ознакомлены:
Начальник кадровой службы
Журкова Н.Г. Журкова
Макарова Н.Т. Макарова
Петрова М.И. Петрова
Начальник юридической службы
Макаров А.Д. Макаров
Маслова Е.Д. Маслова
Смирнова П.Т. Смирнова
Порядок передачи и приема дел и документов
Как уже было отмечено выше, порядок передачи и приема дел не может быть единым для всех организаций. Однако чтобы представлять последовательность действий по передаче и приему дел и документов, условно разделим этот процесс на 3 этапа.
■ Этап 1: проверка дел и документов.
Обратите внимание. Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.
■ Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.
■ Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов.
Обязательные реквизиты акта
В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также практикой составления актов в организациях для акта приема-передачи документов обычно используют бланк со следующими характеристиками:
На бланке документа располагают необходимые реквизиты:
● наименование вида документа;
● регистрационный номер документа;
● место составления документа;
●заголовок к тексту документа.
● отметку о наличии приложения.
Хранение актов
Акт подлежит хранению в месте, определенном локальным нормативным актом, например в канцелярии, кадровой службе в личном деле работника или в структурном подразделении, работники которого передают и принимают дела, в течение срока, определенного Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558:
В заключение отметим, что даже если процедура приема дел и документов будет оформлена должным образом, это отнюдь не решит проблем, которые могут возникнуть у работника, принявшего на себя такой ответственный «груз». Однако это убережет работника как от нареканий руководства в отношении документов, составленных не им, так и от возможной ответственности за чужие ошибки.
( Дается в сокращении. Всю статью читайте в печатной версии журнала.)
И.И. Куролес,
ведущий юрисконсульт ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»
Передача дел новому главному бухгалтеру
Процедура передачи дел:
- Издание приказа о приеме на работу нового главного бухгалтера
- Инвентаризация
- Составление акта приема-передачи дел
Издание приказа о приеме на работу нового главного бухгалтера
На момент передачи дел уходящим главным бухгалтером кандидатура нового главного бухгалтера может быть не определена. В этом случае принимает дела временно исполняющий обязанности главного бухгалтера.
Приказ (распоряжение) руководителя о назначении главного бухгалтера организации должен содержать следующие данные:
фамилию, имя и отчество лица, принимающего обязанности главного бухгалтера;
сведения о характере исполнения обязанности — временный или постоянный;
период, в течение которого организуется прием-передача дел;
персональный состав комиссии по приему-передаче дел;
необходимость привлечения третьих лиц (представителей аудиторской компании, вышестоящей организации и др.).
К приказу также может прилагаться регламент (график) работы комиссии.
Кроме того, в приказе целесообразно указывать изменения, вносимые в другие приказы в части персонального состава различных комиссий, куда включается главный бухгалтер, — постоянно действующая комиссия по списанию основных средств, товарно-материальных ценностей и т.д.
В связи с тем, что подпись главного бухгалтера обязательна на всех расчетных документах, предЪявляемых в банк, одним из важных шагов в период приема-передачи дел является установление порядка смены банковских карточек.
ПРИ ПЛАНОВОЙ ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ удобнее заменить банковскую карточку после утверждения акта приема-передачи дел.
ПРИ ВНЕЗАПНОЙ ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ банковскую карточку возможно оформить сначала на временно исполняющего обязанности, поскольку новый бухгалтер может вообще отказаться принимать дела без предварительного восстановления бухгалтерского учета.
Подготовка комплекта бухгалтерских документов
выполнены все бухгалтерские записи за истекший период;
укомплектованы в дела созданные бухгалтерской службой и другими подразделениями первичные документы, служащие основанием для каждой выполненный записи;
сформирован оборотный баланс (или иной аналогичный регистр); формы бухгалтерской и налоговой отчетности.
Службой главного бухгалтера также подготавливаются к проверке книги и журналы регистрации выдачи определенных документов и совершения кассовых операций: журнал (книга) регистрации доверенностей;
журнал (книга) регистрации ценных бумаг — векселей, путевок, билетов и т.д.;
кассовая книга;
регистры по учету работы с контрольно-кассовыми машинами: журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
журнал учета счетов-фактур, книга покупок и книга продаж;
книга регистрации банковских чековых книжек;
книга учета ценных бумаг и пр.
Бухгалтерские документы должны быть подшиты в дела согласно номенклатуре дел, разработанной на предприятии. Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел и журналов (книг) регистрации, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.
Согласно ст. 17 Федерального закон от 21.11.1996 ?129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 23.07.1998) ОРГАНИЗАЦИИ ОБЯЗАНЫ хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Напомним, что сроки хранения документации приведены в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденном Главным архивным управлением при Совмине ССР 15.08.1988 (в ред. от 27.06.1996).
Проверка состояния бухгалтерского учета и отчетности
Проверка бухгалтерских записей предполагает контроль соблюдения всех требований ведения бухгалтерского учета (п. 7 Положения по бухгалтерском учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/ 98, утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.1998 ? 60н):
полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);
своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);
большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);
отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности, исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);
тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости)
рациональное ведение бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности).
В процессе проверки бухгалтерских записей определяется:
отражение в бухгалтерском учете всех хозяйственных операций, имевших место в начале года;
соответствие даты совершения хозяйственной операции и даты бухгалтерской записи;
соответствие данных накопительных ведомостей по счетам, журналов-ордеров, оборотных балансов, главной книги, бухгалтерской и налоговой отчетности;
рациональность и правомерность принимаемых методов ведения бухгалтерского учета.
Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности указываются в акте приема-передачи дел. Внесение исправлений в регистры бухгалтерского учета сопровождается оформлением бухгалтерской справки за подписью уходящего главного бухгалтера или временно исполняющего его обязанности.
Если выяснилось, что некоторые из необходимых журналов (книг) отсутствуют, об этом делается соответствующая запись в акте приема-передачи, а журнал (книга) заводится со дня приемки дел
Процедура оценки состояния бухгалтерского учета включает проверку наличия и правильности оформления первичных документов, служащих основанием для отражения операций в бухгалтерских регистрах
Первичные документы, подлежащие регистрации в журналах и книгах учета, а также документы, служащие основанием для приемки и выдачи денежных средств и товарно-материальных ценностей, кредитные и расчетные обязательства должны содержать подписи руководителя, главного бухгалтера организации торговли и общественного питания, либо уполномоченных ими на то лиц. Право подписи этих уполномоченных лиц должно быть оформлено соответствующими приказами.
При передаче дел главного бухгалтера организации торговли или общественного питания особое внимание уделяется оформлению операций по движению товарно-материальных ценностей.
Формы используемых документов должны содержаться в Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В случае необходимости формы документов могут разрабатываться самостоятельно с учетом требований Федерального закона «О бухгалтерском учете». Они оформляются в виде приложения к учетной политике и утверждаются руководителем организации торговли или общественного питания.
Проверяются правильность и соблюдение сроков составления товарных отчетов. Срок представления материально-ответственными лицами отчетов о движении товаров и тары устанавливается руководителем и главным бухгалтером в зависимости от условий работы организации торговли и общественного питания.
После увольнения главного бухгалтера и приема на работу нового необходимо уведомить об этом сотрудников своих подразделений, основных партнеров, налоговые органы. Инвентаризация»>
Инвентаризация
Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности, взаимных правах и обязанностях работодателя и кассира определен Типовым договором о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержденным Постановлением ГосКомТруда ССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.1977 ? 447/24 «Об утверждении перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, а также типового договора о полной индивидуальной материальной ответственности».
Результаты инвентаризации денежной наличности оформляются актом, который подписывается членами инвентаризационной комиссии.
ЕСЛИ ДАТЫ ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ И СОСТАВЛЕНИЯ ГОДОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ СОВПАДАЮТ, проведение инвентаризации прочего имущества и обязательств также является обязательным. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в порядке, предусмотренном Положением по ведению бухгалтерского учета.
Инвентаризация отдельных видов имущества или обязательств может проводиться в добровольном порядке по соглашению между уходящим главным бухгалтером, новым главным бухгалтером и руководителем организации.
