Оформление требования о предоставлении документов. Требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе. Вид представление документов
Налоговые инспекторы вправе истребовать у вас:
- документы, связанные с вашей деятельностью (п. 1 ст. 93 НК РФ);
- документы и информацию о деятельности вашего контрагента, в отношении которого проводится проверка (п. 1 ст. 93.1 НК РФ);
- информацию и документы о конкретной сделке, в которой вы участвовали или о которой располагаете сведениями (п. 2 ст. 93.1 НК РФ);
- пояснения или исправленную (уточненную) декларацию (п. 3 ст. 88 НК РФ).
В общем случае штраф за непредставление истребованных инспекцией документов составляет 200 рублей за каждый не представленный в срок документ (п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ).
Однако если речь идет о документах о деятельности контрагента или касающихся конкретной сделки штраф составляет 10 тысяч рублей независимо от количества непредставленных документов (п. 6 ст. 93.1, п. 2 ст. 126 НК РФ).
Когда могут истребовать документы
В большинстве случаев направление соответствующего требования правомерно только в случае проведения налоговой проверки или дополнительных мероприятий налогового контроля, которые и сами связаны с проверкой (п. 1 ст. 93, п. 1 ст. 93.1, п. 6 ст. 101 НК РФ). Вне рамок какой-либо проверки инспекторы вправе истребовать только документы или информацию о конкретной сделке (п. 2 ст. 93.1 НК РФ)
Формат выездной проверки позволяет налоговикам знакомиться с оригиналами документов налогоплательщика, которые им необходимы для контроля за исчислением и уплатой налогов (п. 12 ст. 89 НК РФ). И, как правило, в первую очередь инспекторы используют именно это право. А если полученной информации недостаточно, уже направляют требование о представлении всех или некоторых документов в виде заверенных копий. При этом никаких дополнительных оснований кроме факта проведения выездной проверки инспекторам не требуется, а перечень испрашиваемых документов ограничен только периодом и предметом проводимой проверки.
При камеральной проверке налоговики, помимо документов, вправе истребовать у налогоплательщика пояснения, но для любого истребования, в том числе документов, нужны дополнительные основания (п. п. 3, 7 ст. 88 НК РФ, письмо Минфина от 13.10.2015 № 03-02-07/1/58461). Формы требований о представлении пояснений и документов утверждены приказом ФНС от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@ – Приложения № 1 и 15 (см. таблицу 1).
Таблица 1
| Основание | Что вправе потребовать ИФНС |
| В декларации обнаружены ошибки | Пояснения или исправленную (уточненную) декларацию (п. 3 ст. 88 НК РФ) |
| Сведения в декларации противоречат сведениям из документов, представленных налогоплательщиком | |
| Сведения в декларации не соответствуют сведениям из документов, имеющихся в ИФНС | Пояснения или исправленную (уточненную) декларацию (п. 3 ст. 88 НК РФ). Документы, подтверждающие достоверность сведений в декларации (п. 4 ст. 88 НК РФ, постановление Президиума ВАС РФ от 15.03.2012 № 14951/11) |
| В декларации отражен убыток | Пояснения, обосновывающие размер убытка (п. 3 ст. 88 НК РФ) |
| Сумма налога в «уточненке» меньше, чем в первоначальной декларации | Пояснения, обосновывающие уменьшение суммы налога (п. 3 ст. 88 НК РФ) |
| «Уточненка», уменьшающая сумму налога к уплате или увеличивающая убыток, представлена, по истечении двух лет с последнего дня срока подачи декларации. Например, «уточненка» по НДС за I квартал 2014 г. с суммой налога к уменьшению, представлена 22.04.2016 или позже | Первичные документы, регистры налогового учета и иные документы, на основании которых уменьшена сумма налога к уплате или увеличен убыток (п. 8.3 ст. 88 НК РФ) |
| К декларации не приложены обязательные сопутствующие документы | Документы, которые прилагаются к декларации (п. 7 ст. 88 НК РФ). Например, документы, подтверждающие нулевую ставку НДС, указанные в статье 165 НК РФ |
| В декларации заявлены налоговые льготы | Пояснения об операциях (имуществе), по которым применены льготы. Документы, подтверждающие право на льготы (п. 6 ст. 88 НК РФ) |
| Представлена декларация по НДС с суммой налога к возмещению | Документы, подтверждающие правомерность вычетов по НДС (п. 8 ст. 88 НК РФ, письмо ФНС от 16.09.2015 № СД-4-15/16337) |
| В декларации по НДС сведения об операциях: – или противоречат другим сведениям в этой декларации; – или не соответствуют сведениям об этих операциях в декларации по НДС, поданной в ИФНС другими лицами; – или противоречат сведениям из журнала учета счетов-фактур. При этом такие противоречия и несоответствия свидетельствуют о занижении НДС к уплате или завышении налога к возмещению | Пояснения и любые документы (в т. ч. счета-фактуры и первичные документы), относящиеся к операциям, в сведениях о которых выявлены противоречия или несоответствия (п. 8.1 ст. 88 НК РФ, письма ФНС от 06.11.2015 № ЕД-4-15/19395, от 16.09.2015 № СД-4-15/16337) |
| Представлена декларация по НДПИ, водному или земельному налогам | Документы, являющиеся основанием для исчисления и уплаты этих налогов (п. 9 ст. 88 НК РФ) |
Требование о представлении документов или информации о контрагенте или конкретной сделке, инспекция, проводящая у него проверку, вправе запросить у вас только через инспекцию, в которой вы состоите на учете. То есть она должна направить в вашу ИФНС поручение на истребование, а уже ваша инспекция выставит вам само требование, приложив копию поручения (п. 3 ст. 93.1 НК РФ).
Срок и способ исполнения требования
Сроки, в которые нужно исполнить требование ИФНС о представлении документов, информации или пояснений, смотрите в таблице 2.
Таблица 2
| Что требуют | Срок представления |
| Документы (информацию) о контрагенте, в отношении которого проводится камеральная или выездная проверка | 5 рабочих дней со дня получения требования о представлении документов (п. 5 ст. 93.1 НК РФ) |
| Документы (информацию) о конкретной сделке | |
| Документы при проведении в отношении вас камеральной или выездной проверки | 10 рабочих дней со дня получения требования о представлении документов (п. 3 ст. 93 НК РФ) |
| Пояснения или исправленную (уточненную) декларацию и документы, подтверждающие достоверность сведений в декларации, при проведении камеральной проверки | 5 рабочих дней со дня получения требования о представлении пояснений (п. 3 ст. 88 НК РФ) |
Если вам недостаточно времени, отведенного на исполнение требования, вы можете попросить отсрочку. Для этого не позднее следующего дня со дня получения требования направьте в ИФНС уведомление, в котором укажите (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ):
- причины, по которым не можете представить запрошенные данные в срок;
- срок, в который вы обязуетесь представить документы.
Решение по поводу отсрочки ИФНС должна вынести в течение двух рабочих дней со дня получения уведомления (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Принимают такое решение инспекторы полностью на свое усмотрение. Поэтому начать готовить запрошенные документы стоит сразу после получения требования.
Направить собранные документы в ИФНС можно тремя способами:
- лично или через представителя;
- по почте заказным письмом;
- в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через «Личный кабинет налогоплательщика».
Электронные и бумажные документы
Документы могут иметь одну из двух форм – бумажную или электронную.
Документы, составленные на бумаге, представляют в ИФНС в виде заверенных копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). Это могут быть:
- бумажные копии;
- электронные образы.
Бумажные копии – это ксерокопии с надписью «Копия верна», заверенные подписью руководителя организации с указанием его должности и даты заверения. Печать в данном случае необязательна, даже если организация не отказалась от ее использования (письмо ФНС от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@). При этом листы документов нужно пронумеровать и прошить по правилам, которые должна утвердить ФНС (п. 2 ст. 93 НК РФ, п. 1 ст. 2 Закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ). Пока же в этих целях можно руководствоваться прежними разъяснениями Минфина и ФНС.
В частности, если в вашей подборке есть многостраничные документы, у вас два варианта:
- отдельно заверить каждую страницу документа;
- прошить и пронумеровать документ и заверить всю подшивку, но ее объем не должен превышать 150 листов (письма Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336, от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142, ФНС от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ (п. 21)).
Электронные образы – это скан-копии. Скан-копии, которые отвечают формату, установленному ФНС, можно направлять в ИФНС по ТКС (п. 2 ст. 93 НК РФ, п. 1 ст. 2 Закона № 130-ФЗ). Такие форматы ФНС еще должна утвердить, но уже сейчас допустимо представлять в ИФНС в виде скан-копий некоторые документы (письмо ФНС от 25.01.2016 № ЕД-4-15/887@, от 09.12.2015 № ЕД-4-2/21577). Всего их 11:
| Код | Вид документа |
| 0924K | Счет-фактура |
| 1665 | Товарно-транспортная накладная |
| 2181 | Акт приемки-передачи работ (услуг) |
| 2215 | Грузовая таможенная декларация/транзитная декларация |
| 2216 | Добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации |
| 2330 | Спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости) |
| 2234 | Товарная накладная (Торг-12) |
| 2745 | Дополнение к договору |
| 2766 | Договор (соглашение, контракт) |
| 2772 | Корректировочный счет-фактура |
| 2799 | Отчет НИОКР |
Имя файла со скан-копией должно содержать присвоенный документу код, сам файл – иметь расширение tif, pdf, jpg или pgn. При этом передать в инспекцию нужно структурированную информацию, содержащую не только сам файл сканированного документа, но и:
- имя файла;
- дату и номер сканированного документа;
- сумму денежной оценки операции и сумму налога;
- реквизиты документа-основания;
- роль участников сделки и их идентификаторы (таблицы 4.9, 4.10, 4.13, 4.17, 4.18 Формата).
Обратите внимание
Инспекция не вправе истребовать документы, копии которых вы ранее представляли в ИФНС для камеральной или выездной проверки, если, конечно, ИФНС не утратила их в результате форс-мажора (наводнения, пожара и т. п.)) (п. 5 ст. 93 НК РФ, письмо ФНС от 04.12.2015 № ЕД-16-2/304 (п. 2)).
Электронные документы тоже иногда могут нуждаться в копии. Дело в том, что направить в ИФНС по ТКС можно только те электронные документы, которые составлены по установленным форматам. А установлены они далеко не для всех документов. Среди избранных (письмо ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@):
- счет-фактура, в том числе корректировочный, УПД, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж, в том числе дополнительные листы к ним;
- товарная накладная (ТОРГ-12) и акт приемки-сдачи работ (услуг);
- документ о передаче товаров при торговых операциях и документ о передаче результатов работ.
Если электронные документы, которые вам нужно направить в инспекцию, составлены не по утвержденному ФНС формату, тогда их нужно распечатать и отправить в ИФНС в бумажном виде. Такие «копии» заверяются в том же порядке, что и копии бумажных документов с добавлением отметки о подписании документа квалифицированной электронной подписью (письмо ФНС от 09.09.2015 № СА-4-7/15871).
В любом случае представляемые в ИФНС документы нужно сопроводить описью:
- в двух экземплярах в свободной форме, если представляете документы лично;
- в двух экземплярах по форме 107, если представляете документы по почте;
- по формату, утвержденному приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, если направляете документы по ТКС.
Налоговый эксперт Оксана Доброва
Практическая бухгалтерия
Практика истребования документов выявила много неясностей такой процедуры. Часть из них суды трактуют в пользу налогоплательщиков, а часть - в пользу инспекций.
Налоговый кодекс РФ не содержит перечня документов, которые инспекторы могут истребовать в ходе выездной проверки. В нем использована расплывчатая формулировка: "необходимые для проверки документы" (абз. 2 п. 12 ст. 89 и п. 1 ст. 93 НК РФ). Фактически такая норма дает право инспекторам требовать любые бумаги. Единственное ограничение - они должны относиться к тем налогам и периоду, которые указаны в решении по выездной проверке (п. 2 ст. 89 НК РФ).
Основания и сроки истребования документов
Инспекторы могут истребовать документы у налогоплательщика:- в рамках проведения камеральной (в строго определенных случаях) и выездной проверок (ст. 93 НК РФ), срок представления - 10 рабочих дней со дня вручения требования (п. 3 ст. 93НК РФ);
- при проведении дополнительных мероприятий налогового контроля (п. 6 ст. 101 НК РФ), срок представления - 10 рабочих дней со дня вручения требования;
- при проведении так называемой встречной проверки контрагента или иного лица, в отношении которого налогоплательщик располагает документами (ст. 93.1 НК РФ). В этом случае налоговики имеют право не только истребовать документы, но и запросить информацию о сделке вне рамок проверки контрагента или иного лица (п. 2 ст. 93.1 НК РФ). Срок представления - 5 рабочих дней со дня получения требования. Если документов у налогоплательщика нет, он обязан сообщить об этом также в течение 5 дней (п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Сроки исчисляются в рабочих днях в соответствии с п. 6 ст. 6.1 НК РФ .
Повторное представление документов
Запрет на представление документов повторно установлен п. 5 ст. 93 и п. 5 ст. 93.1 НК РФ и относится только к документам, представленным в инспекцию:- после 1 января 2010 года - по требованию, выставленному в рамках выездной и камеральной проверок (п. 15 ст. 7 Федерального закона от 27.07.06 №137-ФЗ);
- после 1 января 2011 года - по требованию, выставленному в рамках "встречной" проверки контрагента (п. 8 ст. 10 Федерального закона от 27.07.10 №229-ФЗ).
Требование не получено налогоплательщиком
Нередко инспекторы направляют требования по адресу (например, юридическому), по которому компания фактически не находится. В результате налогоплательщик не получает требование, а инспекция привлекает его к ответственности по ст. 126 Налогового кодекса РФ и может отказать в возмещении НДС. При таких обстоятельствах одни суды считают, что действия инспекции неправомерны (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 18.09.09 по делу №А53-19396/2008 и Московского от 19.10.10 №КА-А40/12520-10 округов). Другие суды говорят о том, что налогоплательщики должны самостоятельно обеспечить своевременное получение корреспонденции (Постановления ФАС Московского от 22.12.09 №КА-А40/14170-09 и Поволжского от 24.03.09 по делу №А12-9659/2008 округов). Случаи, когда требование получено незадолго до окончания камеральной или выездной проверки или в день ее завершения достаточно распространены на практике. По мнению судов, в подобной ситуации требование исполнению не подлежит (Постановления ФАС Московского от 22.03.11 №КА-А41/1283-11, Волго-Вятского от 27.02.12 по делу №А29-164/2011, Северо-Кавказского от 07.10.11 по делу №А53-23465/2010и Западно-Сибирского от 13.07.09 №ФО4-4038/2009(10171-А03-42)округов). Суды считают, что проверяющие не должны проводить анализ документов по окончании сроков проверки. Однако работники налоговых органов могут обосновать свои требования тем, что проанализировали они эти документы в оригиналах в ходе проверки (что чаще всего и происходит), а копии они требуют, как правило, для подтверждения нарушений. По мнению Минфина России, в такой ситуации налогоплательщик должен выполнить требование, поскольку Налоговый кодекс РФ не предусматривает оснований для оставления требования без исполнения (Письма от 13.02.08 №03-02-07/1-58 и от 17.01.08№03-02-07/1-19). Кроме того, выставлять требования за день или за несколько дней до завершения проверки не запрещено.Требование без реквизитов и количества
В ходе выездной проверки инспекторы, как правило, сначала выставляют требование на представление копий документов без указания реквизитов и количества, например регистров налогового и бухгалтерского учета, книг покупок и книг продаж, договоров, актов, накладных, счетов-фактур за три проверяемых года. Обычно по данному требованию компании представляют оригиналы документов для проверки на территории налогоплательщика. Переписывать в этом случае каждый документ не обязательно. Можно указать общее количество документов с разделением по их видам. Если же компания не исполнит такое требование, оштрафовать ее на основании п. 1 ст. 126 НК РФ работники налоговых органов не вправе. Даже если они определят количество непредставленных документов расчетным путем или исходя из количества фактически представленных с опозданием документов. По мнению судов, инспекция обязана указывать наименование и количество запрашиваемых документов (Постановления Президиума ВАС РФ от 08.04.08 №15333/07, ФАС Московского от 01.08.11 №КА-А40/7907-11и Северо-Кавказского от 09.06.11 по делу №А63-1749/2010 округов). Однако есть и другое мнение. Виды документов, подтверждающих финансово-хозяйственную деятельность, и обязательные требования к их оформлению установлены действующим законодательством и не могут быть неизвестны налогоплательщику. Поэтому некоторые суды признают обоснованными санкции, взимаемые в случае выставления требования без указания реквизитов и количества документов (Постановления ФАС Московского от 12.10.09 №КА-А40/10665-09 и Западно-Сибирского от 01.07.09 №ФО4-3216/2009(7623-А03-37)округов).Подлинники или копии
По общему правилу в ответ на требование представить документы в ходе проверки налогоплательщик должен подготовить их заверенные копии. А при необходимости работники налоговых органов могут ознакомиться с подлинниками документов (п. 2 ст. 93 НК РФ). Предположим, компания решила сэкономить время и не делать копии, а своевременно представила подлинники документов. Многие суды в этом случае считают, что компания исполнила обязанность по представлению документов и ее не должны привлекать к ответственности (Постановления ФАС Московского от 25.08.11 №КА-А40/9135-11 и Уральского от 04.02.08 №Ф09-107/08-С3 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 25.04.08 №5565/08) округов). Ведь Налоговый кодекс не запрещает представление документов в виде подлинников. Однако если компания представит подлинники непосредственно в инспекцию, то у нее могут возникнуть проблемы с возвратом документов, так как ни Налоговый кодекс, ни иные нормативно-правовые акты не регулируют сроки и порядок такой процедуры. Суды считают, что подлинники документов должны быть возвращены налогоплательщику по окончании проверки (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.01.12 по делу №А13-974/2011). Но фактически это остается на усмотрение инспекции. Копии документов, представляемые в инспекцию, заверяются подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица, а также печатью организации (п. 2 ст. 93 НК РФ и Приказ ФНС России от 31.05.07 №ММ-3-06/). Руководитель может уполномочить другое лицо на заверение копий документов на основании доверенности (п. 3 ст. 29 НК РФ). Подшитые документы обязательно нумеруются. Учитывая, что количество запрошенных документов обычно составляет сотни и тысячи копий, налоговые юристы рекомендуют прошивать однотипные документы по 100 - 200 штук. Однако при этом необходимо обеспечить возможность свободного прочтения всех реквизитов документа и копирования каждого листа, а также учитывать риск расшивки пачки документов при работе с ней. Все подшитые в стопку документы нумеруются. На последнем листе стопки документов необходимо скрепить нити, сшивающие ее, листом бумаги. На этом листе нужно указать количество копий документов, например "прошито, пронумеровано 100 листов". Каждую копию в пачке придется заверить отдельно. У многих возникает вопрос: нужно ли заверять каждую копию документа или достаточно прошить несколько копий, последовательно пронумеровать все листы и заверить документы в целом, указав общее количество листов в прошитой пачке? Минфин России считает, что каждую копию нужно заверять отдельно (Письмо от 24.10.11 №03-02-07/1-374). Дело в том, что печать и подпись уполномоченного должностного лица придают юридическую силу копии конкретного документа, а не подшивке документов (п. 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 , утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.98 №28). Эта позиция подтверждается арбитражной практикой (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 №КА-А41/11390-09 оставлено в силе Определением ВАС РФ от 17.02.10 №ВАС-946/10).Документы в электронном виде
Представить можно пока лишь некоторые документы. Порядок представления в инспекцию документов в электронном виде установлен Приказом ФНС России от 17.02.11 №ММВ-7-2/ Налогоплательщик вправе направить документы в электронном виде, только если они составлены по установленным форматам (п. 2 ст. 93 НК РФ). Согласно официальной позиции Минфина России к налоговому учету может приниматься документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью - до 1 июля 2012 года). Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлено требование о составлении документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 №63-ФЗ " Об электронной подписи", Письма Минфина РФ от 03.11.11 №03-07-11/297 и от 15.09.11№03-02-08/96). Соглашением между участниками электронного взаимодействия может быть предусмотрено подписание документов неквалифицированной электронной подписью (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 №63-ФЗ). По мнению ФНС России, в таком случае документ, подписанный неквалифицированной электронной подписью, также принимается к налоговому учету (письмо от 24.11.11 №ЕД-4-3/). На сегодняшний день, кроме форматов деклараций и документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий (требования, акты, решения и др.), ФНС России утвердила лишь форматы:- документов, применяемых при расчетах по НДС согласно Постановлению Правительства РФ от 26.12.11 №1137, - счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок, дополнительного листа книги покупок, книги продаж, дополнительного листа книги продаж (Приказ ФНС России от 05.03.12 №ММВ-7-6/);
- товарной накладной по форме №ТОРГ-12 (Приказ ФНС России от 21.03.12 №ММВ-7-6/);
- акта приемки-сдачи работ и услуг (Приказ ФНС России от 21.03.12 №ММВ-7-6/).
Отметка инспекции на описи документов
Каких-то особых правил по передаче документов налоговым законодательством не предусмотрено. Говорится лишь о том, что истребуемые документы представляются в налоговый орган лично или через представителя, направляются по почте заказным письмом или передаются в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 2 ст. 93 НК РФ). Это касается и тех лиц, у которых запрашиваются сведения об их контрагентах (абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ). В то же время оформить передачу документов нужно так, чтобы в случае возникновения споров у налогоплательщика были соответствующие доказательства. Так, передавая документы, можно составить их подробную опись и указать в ней:- общее количество документов и содержащихся в них страниц:
- наименование каждого документа и период, к которому он относится:
- номер и дату требования налоговиков, хотя эту информацию можно указать и в отдельном сопроводительном письме.
Отказ представить дополнительные сведения
Зачастую работники налоговых органов запрашивают не только конкретные первичные документы и регистры учета, но и дополнительные сведения или объяснения. Оформлять их приходится в произвольной форме в виде различных расчетов, списков, перечней, сводных таблиц и др. Подобные требования инспекторов незаконны, ведь названные сведения не являются регистрами налогового учета, которые должен вести налогоплательщик, или документами, которыми он должен обладать. Однако в большинстве случаев подать такие сведения в интересах компании, поэтому многие налогоплательщики их представляют. Хотя отказ от представления подобных сведений, а также их несвоевременная подача не могут являться основанием для привлечения налогоплательщика к ответственности на основании ст. 126 НК РФ (Постановления ФАС Московского от 09.03.10 №КА-А40/1571-10 и Центрального от 27.10.09 №А48-973/2009 округов).Продление срока представления документов
Чтобы уведомить инспекцию о невозможности передачи документов в срок, налогоплательщик в течение дня, следующего за днем получения требования, отправляет письменное уведомление. В нем указываются причины, а также срок, в течение которого налогоплательщик сможет подать документы (п. 3 ст. 93и п. 5 ст. 93.1 НК РФ). К примеру, причиной может быть слишком большое количество документов, отпуск главного бухгалтера или руководителя. Получив уведомление, налоговый орган вправе как продлить срок представления документов, так и отказать в продлении. Об этом в течение двух дней выносится отдельное решение (Приложение 4 к Приказу ФНС России от 06.03.07 №ММ-3-06/). В Налоговом кодексе не отражены обстоятельства, которые должна учитывать инспекция при принятии решения, и его результат остается на усмотрение инспекции. Имеются лишь разъяснения Минфина России (письмо от 05.08.08 №03-02-07/1-336), что при вынесении решения налоговый орган учитывает:- причины, по которым документы не могут быть представлены в срок:
- объем запрашиваемых документов;
- частичное представление документов по данному требованию:
- сроки, в которые документы могут быть представлены.
Валерий Соловьев, советник государственной гражданской службы РФ II класса
Штраф за непредоставление документов по встречной проверке налоговики применяют в качестве наказания, когда запрашиваемые ими бумаги не были представлены совсем или были направлены позже, чем того требует закон. Однако причин неисполнения данной обязанности может быть множество. Узнаем, какая именно ответственность и в каких случаях применима.
Налоговая запросила документы: можно ли проигнорировать запрос
Те, кому периодически приходится отвечать на требования налоговиков о представлении документов о своем контрагенте, знают, насколько объемную информацию они порой запрашивают и как непросто в чрезвычайно сжатые сроки, ограниченные 5 днями, выполнить указания.
Однако как бы объемен ни был запрос, игнорировать требования инспекторов нельзя. За неисполнение данной обязанности провинившемуся, как указывается в требованиях, грозит ответственность в виде штрафа. По какой статье и за что можно оштрафовать нерадивого налогоплательщика при встречных проверках? Вопросы очень непростые. Давайте разбираться.
Какая за это бывает ответственность
НК РФ содержит следующие основания, по которым можно оштрафовать лицо, не ответившее (или ответившее не должным образом) на требование о представлении документов:
- Ст. 126 «Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля».
- Ст. 129.1 «Неправомерное несообщение сведений налоговому органу».
Ответственность по п. 1 ст. 126 применима, если нарушение не относится к предусмотренным в НК РФ:
- ст. 119 (ненаправление в ФНС налоговой декларации);
- ст. 129.4 (незаконное непредставление уведомления о контролируемых сделках или представление недостоверных сведений о них);
- ст. 129.6 (непредставление сведений об участии в иностранных организациях);
- п. 1.1 ст. 126 (непредставление отчетности контролируемой иностранной компании);
- п. 1.2 ст. 126 (неподача ежеквартального расчета по НДФЛ).
Ненаправление в ФНС в установленный законом срок документации и (или) иных предусмотренных законом данных по п. 1 ст. 126 НК РФ наказывается штрафом в размере 200 руб. за каждый непереданный документ.
По п. 2 ст. 126 НК РФ лицо, отказавшееся направить инспекторам необходимые документы о налогоплательщике или каким-либо другим образом уклоняющееся от этой обязанности (или же направившее бумаги с заведомо неверными данными), будет оштрафовано на 10 000 (фирмы, ИП) или на 1 000 руб. (физлица, кроме ИП). При этом нарушение не должно соответствовать ст. 126.1 (представление документов с недостоверными сведениями) и 135.1 НК РФ (ненаправление банком справок по счетам).
Ст. 129.1 НК РФ также содержит 4 пункта:
- Пп. 1 и 2 касаются незаконного несообщения (а также сообщения позже установленного срока) провинившимся лицом предусмотренных законом данных, что наказывается наложением штрафа в размере 5 000 руб. (если нарушение единичное) или 20 000 руб. (если нарушение повторяется в течение календарного года). При этом нарушения не должны подпадать под ст. 126 НК РФ.
- П. 2.1 относится к иностранным организациям, имеющим недвижимое имущество на территории РФ и обязанным сообщать в ИФНС данные о своих участниках.
- П. 3 предусматривает ответственность для физлиц, не сообщивших налоговому органу данные об имеющихся у них объектах налогообложения (недвижимости и транспорте) при неполучении уведомления об уплате налога.
Таким образом, применимых статей две, причем их формулировки некоторым образом похожи, а вот ответственность по ним совершенно разная.
Так какая же статья при встречке — 126 или 129.1?
Проведем небольшой эксперимент. Представим, что вам поступило требование о представлении документации по контрагенту, у которого проходит выездная проверка.
О том, какие бумаги могут быть запрошены в рамках «встречек», читайте в статье «У контрагента налоговики могут запросить любые документы» .
Всего было запрошено 500 документов — 250 счетов-фактур и накладные к ним. Вы направили их инспекторам не вовремя. На какую сумму вас оштрафуют? На 5000, 10 000, а может, и на все 100 000 руб.?
Согласитесь, есть над чем подумать. Ведь разница в размерах колоссальная. Причем последняя сумма (штраф 100 000 руб. и даже больше) совершенно реальна: как мы смогли удостовериться, 100 000 руб. — это всего лишь 500 «опоздавших» документов по 200 руб. А если документы проверяют в рамках выездной проверки за несколько лет, большое количество запрашиваемых бумаг — обычная практика. Так что давайте разбираться.
Согласно п. 4 ст. 93 «Истребование документов при проведении налоговой проверки» проверяемое лицо, отказавшееся направить в ФНС запрашиваемую документацию в ходе налоговой ревизии или направившее ее налоговикам позже установленного НК РФ срока, считается нарушителем, которому придется отвечать по ст. 126 НК РФ.
Если же мы обратимся к п. 6 ст. 93.1 НК РФ «Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов, плательщике страховых взносов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках», то увидим следующую формулировку: отказ лица от направления в ФНС истребуемых в ходе налоговой ревизии бумаг или направление их с нарушением сроков квалифицируется в качестве нарушения, влекущего наложение санкций по ст. 126 НК РФ. Незаконное несообщение (или сообщение с нарушением срока) требуемой информации также считается нарушением, отвечать за которое придется по ст. 129.1 НК РФ.
Анализируя формулировки данных статей, можно сделать однозначный вывод, что истребование документации в рамках ст. 93 НК РФ относится только к случаям, когда ее запрашивают у налогоплательщика, которого непосредственно проверяют. Формулировка же ст. 93.1 НК РФ указывает на ситуации, когда бумаги запрашивают не у проверяемого лица, а у того, кто имеет какую-либо информацию о проверяемом или конкретной сделке. А это как раз и есть встречные проверки.
Отсюда следует, что за непредставленную для встречки информацию штрафуют по ст. 129.1 НК РФ на сумму от 5000 до 20 000 руб., а за документы — по ст. 126 НК РФ, но вот по какому пункту? Читаем статью и становится понятно, что ответственность при «встречках» может наступить только по п. 2 (это 10 000 руб. штрафа), но никак не по п. 1, поскольку именно в п. 2 этой статьи говорится о запросах данных о плательщике. Что касается п. 1 ст. 126 НК РФ, он применим в том случае, если документы запрашивались непосредственно у самого проверяемого лица. Так что штрафа, рассчитанного исходя из 200 руб. за документ, при «встречках», конечно же, быть не может.
О том, как проводятся «встречки», читайте в статье «Особенности проведения встречной налоговой проверки» .
Итоги
Если налогоплательщик по каким-либо причинам вовремя не исполнил (или не смог исполнить) требование о представлении документов в рамках «встречки», ему не следует спешить с уплатой предъявленного в этой связи штрафа. Нужно внимательно изучить сложившуюся ситуацию и постараться правильно ее квалифицировать. Возможно, размер штрафа удастся уменьшить в разы.
Также лучше не забывать следующее: если запрос налоговиков очень объемен и подготовить документы для встречной налоговой проверки в отведенные законом 5 дней нереально, всегда есть возможность письменно попросить инспекторов увеличить срок сдачи документации (п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Однако нужно помнить, что продление срока — это право налоговиков, но не обязанность.
Инспектор, проводящий налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые документы. Как правило, способ их представления выбирает налогоплательщик. Рассмотрим, как правильно подготовить и передать документы в налоговую инспекцию.
В каком виде представлять документы
При проведении мероприятий налогового контроля налогоплательщики обязаны представлять необходимые документы. Это можно сделать следующими способами (абз. 1 п. 1 ст. 93 и абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ):
- лично или через представителя;
- по почте заказным письмом;
- в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.
Способ представления определяется организацией самостоятельно (Письмо ФНС России от 25.11.2014 N ЕД-4-2/24315).
Бумажные экземпляры
Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (абз. 2 п. 1 ст. 93 НК РФ).
К сведению. Копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013 “Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” утвержден Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Выписка из документа – это копия части документа, заверенная в установленном порядке (п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Имейте в виду, что в случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ). Такая необходимость может возникнуть, в частности, в случае обнаружения несоответствия представленных сведений сведениям, содержащимся у налоговой, а также в случае сверки копий документов с их подлинниками (Письмо Минфина России от 11.01.2009 N 03-02-07/1-1).
Заверяем копии
Заверенная копия документа – это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
При заверении соответствия копии документа ниже реквизита “Подпись” проставляют (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 “Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).):
- заверительную надпись “Верно”;
- личную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения.
Обратите внимание: налоговики не могут требовать нотариальное удостоверение копий документов (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).
Многостраничные документы
Чиновники в Письмах ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@ и Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142 (направлено Письмом ФНС России от 29.08.2014 N АС-4-2/17341) разъяснили порядок заверения многостраничных документов. В данном случае возможно как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.
При прошивке многостраничного документа необходимо:
- обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа;
- исключить возможность механического расшития подшивки;
- обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа;
- осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке и при заверении указать общее количество листов в подшивке (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).
На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты:
- заверительная надпись “Верно”;
- должность лица, заверившего копию;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- дата заверения;
- надпись “Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью __ листов” (количество листов указывается словами).
Подшивка документов
НК РФ не предусмотрено представление в инспекцию подшивки документов, заверенной на обороте последнего листа последнего документа. Чиновники считают, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов. Данный вывод прозвучал в Письмах ФНС России от 02.10.2012 N АС-4-2/16459 и Минфина России от 29.10.2014 N 03-02-07/1/54849, от 11.05.2012 N 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 N 03-02-07/1-374.
Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Часть судей считает, что заверенная подшивка документов правомерна.
Судебная практика. Арбитры пришли к выводу о том, что своевременное представление обществом копий истребованных инспекцией документов, оформленных в виде подшивки, содержащей удостоверительную надпись уполномоченного лица, не является отказом от их представления и не может быть расценено как непредставление документов вообще. Указанный вывод прозвучал в Постановлениях ФАС Центрального округа от 01.11.2013 по делу N А54-8663/2012 и Западно-Сибирского округа от 30.08.2012 по делу N А75-10187/2011.
В то же время мы нашли судебные акты, где сказано, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.
Судебная практика. Судом установлено, что заявителем в ИФНС представлена подшивка документов, содержащая на оборотной стороне одного из документов следующую запись: “Всего пронумеровано и прошнуровано, скреплено печатью 270 (двести семьдесят) листов. Копия. Верно. Представитель ООО “Тривиум-XXI” экономист Лазуткина Е.Г. 05.08.2008″. Арбитры решили, что данный факт свидетельствует о представлении обществом копий документов, не заверенных должным образом (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 N КА-А41/11390-09 (Определение ВАС РФ от 17.02.2010 N ВАС-946/10)).
Наличие оттиска печати
Как правило, копия документа заверяется печатью организации. Между тем с 07.04.2015 общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества не обязаны иметь печать (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью” и п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ “Об акционерных обществах”). И ее проставление требуется на документах только в том случае, если компания не отказалась от ее применения.
Несмотря на это, фискалы выпустили Письмо, в котором пояснили, что документы, представляемые в налоговую инспекцию, принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них до внесения соответствующих изменений в приказы ФНС России (Письмо ФНС России от 05.08.2015 N БС-4-17/13706@).
Мнение. Мария Смольянинова, главный редактор издательства ООО “Бизнес-Арсенал”
Немногие знают, что ГОСТ Р 6.30-2003 – не единственный документ, который устанавливает состав заверительной надписи на копии документа обычной организации. Есть нормативный правовой акт, который был принят еще в 1983 г. и до сих пор официально не отменен, – Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X “О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан” (далее – Указ N 9779-X). Несмотря на столь солидный возраст, данный документ применяется в обязательном (а не рекомендательном) порядке по сей день; подтверждается это также и тем, что 08.12.2003 в него были внесены изменения Федеральным законом N 169-ФЗ.
В отличие от ГОСТ Р 6.30-2003, в нем нет прямого указания на то, что заверительная надпись включает в себя слово “Верно” (так, на практике часто используют фразу “Копия верна”), отсутствуют и пояснения о том, что входит в реквизит “Подпись” лица, свидетельствующего верность копии. Например, исходя из текста Указа N 9779-X можно сделать вывод, что указание инициалов и фамилии ставящего личную подпись должностного лица не является обязательным. Это подтверждается и судебной практикой (Постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 20.11.2006 N КА-А40/11075-06 по делу N А40-29722/06-129-219).
Последовательность расположения реквизитов заверения копии документа в Указе N 9779-Х не зафиксирована. Зато выделен ряд дополнительных моментов.
1. Заверить копию документа могут только руководитель или иное уполномоченное на то должностное лицо (то есть лишь те работники, которые являются должностными лицами – состоят в штате организации). Иными словами, даже выдача доверенности с правом удостоверять верность копий документов организации стороннему лицу (адвокату, сотруднику юридической фирмы, специалисту компании-аутсорсера и др.) формально не позволяет последнему ставить свою подпись при заверении копии документа от имени компании.
Полномочия на заверение работником организации, не являющимся ее руководителем, копий документов следует установить:
- во внутреннем документе предприятия (таком, как отдельный приказ или инструкция по делопроизводству и т.п.);
- и в доверенности (она нужна для представления интересов организации во взаимоотношениях с третьими лицами);
- а также в трудовом договоре с соответствующим должностным лицом (или в изменении к нему, а при наличии должностной инструкции как отдельного локального нормативного акта – и в ее новой редакции), поскольку заверение копий документов от имени организации – это не только право ставить свою подпись и оттиск печати компании, но и должностная обязанность данного работника, которую следует выполнять надлежащим образом.
Руководитель же вправе удостоверять верность копий на основании закона (соответствующие положения есть в Гражданском кодексе РФ и законах об отдельных видах юридических лиц) и в силу устава (или иного учредительного документа) организации.
2. Следует делать отметку о месте нахождения подлинника документа в той организации, в которой заверяется его копия. Обратите внимание: Указ N 9779-Х исходит из того, что организация может заверять копии своих документов. Копии же чужих могут ею заверяться, только если подлинники (например, письмо, полученное от контрагента) находятся в этой же организации. Поэтому нельзя заверять на своем предприятии копии, например, учредительных, регистрационных документов, локальных нормативных актов, приказов, распоряжений и т.п. других компаний.
3. Наконец, в Указе N 9779-Х четко обозначено, что верность копии свидетельствуется не только подписью уполномоченного лица, но и печатью организации. Однако сейчас, как было верно замечено выше, печать требуется только в том случае, если она имеется на предприятии.
Таким образом, отметка о заверении копии согласно Указу N 9779-Х должна выглядеть следующим образом:
Верно.
Подлинник находится в ООО “Зевс”
Главный бухгалтер <подпись> И.И. Иванова
12.11.2015
<оттиск печати ООО “Зевс”>
Электронные документы
Если истребуемые документы составлены в электронной форме по установленным форматам, то налогоплательщик вправе направить их в инспекцию в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ).
Порядок направления требования о представлении документов (информации) и представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам утвержден Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ (далее – Порядок).
Налогоплательщик получает в течение следующего рабочего дня после отправки истребуемого документа в электронном виде (п. 21 Порядка)
- 1) подтверждение даты отправки;
- 2) квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме.
При получении от инспекции квитанции о приеме документа в электронном виде исчезает необходимость представлять данный документ в инспекцию на бумажном носителе (п. 5 Порядка). Если вы не получили квитанцию, то истребуемый документ нужно направить в инспекцию на бумажном носителе в установленный срок (п. 24 Порядка).
Учтите, что представление документов в электронной форме допускается только в том случае, если они составлены по форматам, установленным ФНС России. Если документы составлены в электронной форме не по установленным форматам, то их следует распечатать на бумажном носителе и в виде заверенных копий представить в налоговый орган. На это было указано в Письмах ФНС России от 09.09.2015 N СА-4-7/15871, от 07.09.2015 N ЕД-4-2/15669, от 29.05.2013 N ЕД-4-3/9773@ и Минфина России от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1, от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2.
К сведению. В конце мая 2015 г. в первом чтении был принят проект федерального закона N 688389-6 “О внесении изменений в Налоговый кодекс Российской Федерации в части совершенствования налогового администрирования”. Документ затрагивает порядок представления истребуемых документов в налоговые органы в электронной форме. Предлагается на проверяемое лицо возложить обязанность по перечислению представляемых документов в описи с указанием наименования и индивидуальных признаков каждого документа.
Опись документов
Налоговики не вправе требовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в инспекцию при проведении камеральных или выездных проверок. Правда, указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в инспекцию в виде подлинников, которые впоследствии были возвращены, а также на ситуации, когда документы были утрачены вследствие непреодолимой силы (п. 5 ст. 93 НК РФ).
Для того чтобы соблюсти ограничение на повторное истребование документов, чиновники рекомендуют налогоплательщикам представлять документы с сопроводительным письмом и описью (Письмо Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142).
Если они направляются в бумажном виде, то опись составляют в свободной форме.
Для ценных почтовых отправлений можно выбрать услугу “опись вложения”. К письму в этом случае прикладывается юридически значимое описание содержимого. Письмо с описью представляется в почтовое отделение в открытом виде и с заполненным в двух экземплярах бланком описи по форме 107 Приложение N 1 к Порядку приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденному Приказом ФГУП Почта России от 17.05.2012 N 114-п.. Заполнить бланк можно на официальном сайте Почты России.
Если документы отправлены в электронной форме по ТКС, то и опись составляется в электронном формате. Приказом ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@ утвержден Формат описи документов, направляемых в инспекцию в электронном виде по ТКС, который включает и форматы документов, указанных в описи и представленных в виде скан-образов.
Сроки представления документов
Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 рабочих дней (20 дней – при проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования (п. 3 ст. 93 и п. 6 ст. 6.1 НК РФ).
Пример 4. ООО “Ромашка” 30.10.2015 получило требование о представлении документов на камеральную проверку.
В данном случае крайний срок представления документов – 16.11.2015. Дело в том, что в подсчет берутся только рабочие дни: 2, 3, 5, 6, 9, 10, 11, 12, 13, 16 ноября.
Если организация не имеет возможности представить требуемые документы в течение установленного срока, то можно попросить отсрочку (пример 5). Сделать это надо в течение дня, следующего за днем получения требования. В уведомлении указывают причины, по которым документы не могут быть представлены вовремя, и новый срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ).
В течение двух дней со дня получения такого уведомления руководитель (заместитель руководителя) инспекции вправе продлить сроки представления документов или отказать, о чем выносится отдельное решение (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Отметим, что арбитры не раз говорили, что законодательство не допускает немотивированного, произвольного отказа налоговиков в продлении срока представления документов при наличии соответствующего ходатайства налогоплательщика.
Судебная практика. НК РФ предусматривает наряду с правом налогового органа продлить срок представления документов право налогоплательщика обратиться с ходатайством о продлении такого срока в случае, если требуемые документы не могут быть представлены в указанный срок (Постановление ФАС Поволжского округа от 22.01.2009 по делу N А55-8517/2008).
Налоговый орган в случае отказа в продлении срока для представления документов обязан мотивировать такой отказ (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 12.11.2010 по делу N А44-152/2010).
При продлении срока представления документов налоговики учитывают указанные налогоплательщиком причины, объем документов, наличие факта частичного представления документов, сроки, в которые проверяемое лицо по его уведомлению может представить документы. Таким образом, ИФНС самостоятельно определяет, на какой период возможно продлить срок подачи документов (Письмо Минфина России от 05.08.2008 N 03-02-07/1-336).
К сведению. В случае направления требования налоговым органом по почте заказным письмом датой его получения считается 6-й рабочий день со дня отправки письма (п. 6 ст. 6.1, абз. 3 п. 4 ст. 31 НК РФ). При этом указанный срок не ставится в зависимость от фактической даты получения налогоплательщиком данного требования (Письмо Минфина России от 06.05.2011 N 03-02-07/1-159).
Встречные проверки
Требование о представлении документов в случае встречных проверок следует исполнить в течение 5 рабочих дней со дня получения. Второй вариант – в тот же срок налогоплательщик сообщает, что не располагает указанными документами (п. 5 ст. 93.1 и п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Образец уведомления для такой ситуации см. в примере 7 ниже.
Пример 6. ООО “Василек” 02.11.2015 получило требование о представлении документов по встречной проверке. В данном случае крайний срок представления документов – 10.11.2015, поскольку в подсчет берутся только рабочие дни – 3, 5, 6, 9, 10 ноября.
Срок представления документов также может быть увеличен по ходатайству лица, у которого истребованы документы (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Ответственность
Камеральные и выездные проверки
Если компания не представила в установленный срок документы, она будет оштрафована в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126, п. 4 ст. 93, п. 6 ст. 93.1 НК РФ). Причем размер штрафа увеличивается до 400 руб. за каждый документ, если в течение года организация совершит аналогичное повторное нарушение (п. п. 2 и 3 ст. 112, п. 4 ст. 114 НК РФ, Письмо Минфина России от 24.07.2012 N 03-02-08/64).
Отметим, что налогоплательщик не может быть привлечен к ответственности, если число не представленных им документов не определено с достоверностью. Установление размера штрафа исходя из предположительного наличия хотя бы одного из числа запрошенных видов документов недопустимо (Письмо Минфина России от 17.10.2013 N 03-02-08/43377).
Судебная практика. Если требование о представлении необходимых для камеральной налоговой проверки документов не исполнено налогоплательщиком по причине истребования документов, которые не относятся к предмету проверки, или по причине неопределенности истребуемых документов, то оснований для применения ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126 НК РФ, не имеется (Постановление Президиума ВАС РФ от 08.04.2008 N 15333/07).
Кроме того, за непредставление в установленный срок в инспекцию документов налагается административный штраф на должностных лиц – от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Встречные проверки
В данном случае отказ лица представить имеющиеся у него документы со сведениями о налогоплательщике по запросу налоговиков карается штрафом в размере 10 000 руб. (п. 2 ст. 126 НК РФ).
Судебная практика. В п. 2 ст. 126 НК РФ субъект правонарушения – не сам налогоплательщик, а третье лицо, у которого имеются документы, содержащие сведения об интересующем налоговый орган налогоплательщике (п. 18 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 17.03.2003 N 71).
Также за непредставление в установленный срок в налоговые органы документов налагается административный штраф на должностных лиц – от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Если истек срок хранения документов
По нашему мнению, если истребуемые документы не представлены в связи с истечением срока их хранения, то ни о каких штрафах по ст. 126 НК РФ речи быть не может.
Судебная практика. Суд установил, что требуемые документы не были представлены в связи с истечением срока их хранения. Поэтому арбитры признали необоснованным привлечение заявителя к налоговой ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ в связи с отсутствием его вины (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 03.06.2013 N Ф03-6629/2012).
Арбитры отмечают, что согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны только в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов.
Судебная практика. В отношении привлечения общества к ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126 НК РФ, за непредставление налоговому органу счета-фактуры от 31.10.1997 суды исходили из отсутствия оснований для привлечения к ответственности в связи с истечением срока хранения первичных документов (Постановление ФАС Уральского округа от 17.11.2009 N Ф09-8891/09-С3 (Определение ВАС РФ от 04.03.2010 N ВАС-1745/10)).
Теги: 0 0 Адвокаты https://сайт/wp-content/uploads/2017/11/logo1-300x40.png Адвокаты 2016-01-20 10:11:58 2016-03-28 23:12:47 Как предоставлять документы, истребуемые налоговой?В отдельных случаях налоговая инспекция может запросить у организации или ИП, чтобы они предоставили ей определенные документы. С этой целью ИФНС направляет требование. Как составить ответ на требование налоговой о предоставлении документов, расскажем в нашей консультации.
Когда инспекция может запросить документы?
Как правило, документы инспекция запрашивает при проведении камеральной, встречной или выездной налоговой проверки.
Так, например, при проведении камеральной налоговой проверки инспекция может запросить документы для подтверждения достоверности сведений, отраженных в декларации, если в ходе такой камеральной проверки инспекция выявила несоответствия между отраженными данными и сведениями, имеющимися у налоговой инспекции (п. 4 ст. 88 НК РФ , Постановление Президиума ВАС от 15.03.2012 № 14951/11 по делу № А40-54354/10-4-301 ).
Также, инспекция вправе запросить счета-фактуры, первичные и иные документы, если налогоплательщик в своей НДС-декларации заявил налог к возмещению из бюджета (п. 8 ст. 88 НК РФ).
При проведении встречной налоговой проверки инспекция может запросить у вас документы, которые касаются деятельности проверяемого налогоплательщика, являющегося, в свою очередь, вашим контрагентом (п. 1 ст. 93.1 НК РФ).
Естественно, документы налоговая инспекция может запросить и при проведении выездной налоговой проверки, если такие документы относятся к проверяемым периодам (Письма Минфина от 12.05.2017 № 03-03-06/1/28744 , ФНС от 25.07.2013 3 АС-4-2/13622).
И даже вне рамок налоговых проверок инспекция может запросить документы по конкретной сделке, если она вызвала подозрения у налоговиков (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).
Составляем ответ на требование
Ответ на требование о предоставлении документов составляется в произвольном виде. По сути, это сопроводительное письмо к передаваемым документам.
Соответственно, если требование содержало исключительно запрос документов, в письме нужно подтвердить, что такие документы организация предоставляет и привести перечень передаваемых документов. Если в требовании есть и иные вопросы, в ответе необходимо будет дать пояснения по каждому пункту. Ответ на требование ИФНС подписывает руководитель организации.
Если документы затребованы в рамках проведения налоговой проверки самого налогоплательщика, то предоставить документы по требованию необходимо в течение 10 рабочих дней со дня получения требования (ч. 3 ст. 93 НК РФ).
По требованию о представлении документов в рамках встречной налоговой проверки или при запросе документов по конкретной сделке, представить их нужно в пятидневный срок (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Истребованные инспекцией документы могут быть поданы в ИФНС проверяемым лицом лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом, переданы через ТКС (в т.ч. через личный кабинет налогоплательщика) (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Если организация не может предоставить документы в установленные сроки (например, при существенном их объеме), она может в течение дня, следующего за днем получения требования направить в инспекцию Уведомление о невозможности представления в установленные сроки документов (информации). Форма такого уведомления утверждена Приказом ФНС от 25.01.2017 № ММВ-7-2/34@ . Пример заполнения уведомления мы приводили .
Приведем пример заполнения ответа на требование ИФНС о предоставлении документов.
Как заверить копии документов
Копия документа заверяется так:
- указывается «Копия верна»;
- ставится дата заверения;
- указываются должность, Ф.И.О. и подпись руководителя или иного лица, уполномоченного на заверение документов.
Проставление печати на копии документов не обязательно (Письма ФНС от 06.09.2016 № ОА-4-17/16629@ , от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@ ).
Если один документ является многостраничным, то заверить можно либо каждую страницу, либо сразу подшивку страниц. В последнем случае на обороте прошивки (которая не должна превышать 150 листов) помимо указанных выше данных нужно указать «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов» (Письмо Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 ).
Сшивать в одну пачку разные документы и заверять прошивку таких документов лишь на обороте пачки нельзя (Письма Минфина от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849 , ФНС от 02.10.2012 № АС-4-2/16459 ).
Обращаем внимание, что непредставление налогоплательщиком запрошенных инспекцией документов при проведении в отношении него налоговой проверки грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). А если документы не представлены в рамках требования по встречной проверке, штраф на организацию или ИП составит 10 000 рублей (
